Ce texte est commun aux différentes notices d’autorité. Pour les applications spécifiques à chaque type de notice d’autorité, voir le Guide du manuel correspondant.
Définition
Le Guide est une zone de longueur fixe de 24 caractères dont la structure est définie par la norme ISO 2709. Il contient les informations nécessaires au traitement automatique des notices. Certaines informations sont données et protégées par le système. D’autres informations doivent être fournies, sous forme codée, par le catalogueur.
Occurrence
Zone non répétable
Obligatoire pour toutes les notices d’autorité.
Indicateurs de traitement
Le Guide n’a pas d’indicateurs de traitement.
Codes de sous-zones
Le Guide n’a pas de codes de sous-zone.
| Position | Définition | Commentaire |
| 00-04 | Longueur d’enregistrement | Automatique |
| 05 | État de la notice | Automatique |
| 06 | Statut de la notice | Modifiable |
| 07 | Lien avec une notice bibliographique | Modifiable |
| 08 | Type de notice | Automatique |
| 09 | Type de notice d’autorité | Modifiable |
| 10 | Nombre de caractères des indicateurs | Automatique |
| 11 | Nombre de caractères des codes de sous-zone | Automatique |
| 12-16 | Nombre de caractères des indicateurs | Automatique |
| 17 | Valeur de la notice | Modifiable |
| 18 | Inutilisée | |
| 19 | Inutilisée | |
| 20 | Nombre de caractères utilisés pour indiquer la longueur de la zone dans le répertoire | Automatique |
| 21 | Nombre de caractères de l’adresse de la zone dans le répertoire | Automatique |
| 22 | Jeu des caractères de la notice | Modifiable |
| 23 | Inutilisée |
Commentaires sur les positions et leurs valeurs
Position 00-04 : Longueur de l’enregistrement
Nombre de 5 chiffres justifié à droite et complété à gauche par des zéros indique le nombre de caractères de la notice. Cette donnée est calculée par l’ordinateur au moment où une notice est préparée pour l’échange. Elle est protégée par le système et n’est pas visible par le catalogueur.
Position 05 : État de la notice
Caractère alphabétique qui indique l’état de la notice.
Apparaît à l’affichage de la notice en format INTERMARC.
Information donnée et protégée par le système.
| Valeur | Définition |
| n | Notice nouvelle |
| c | Notice modifiée |
| d | Notice détruite |
| t | Notice test |
Une notice annulée doit pouvoir être réutilisée dans certains cas : le code d doit pouvoir être modifié et transformé en code c. Il s’agit toujours d’une manipulation système (faite et vérifiée par le service informatique).
Position 06 : Statut de la notice
Chiffre indiquant le niveau de qualité de la notice. Permet de faire des tris en fonction de l’utilisation de la notice.
Modifiable par le catalogueur.
| Valeur | Définition |
| 0 | Notice validée par les services d’autorité |
| 1 | Notice validée en catalogage courant |
| 2 |
Notice complète chargée d’un ancien fichier d’autorité BN Commentaires dans RAM |
| 3 | Notice élémentaire générée par une zone de notice bibliographique en catalogage ou par programme dans l’ancien fichier d’autorité matière BN en 1985 |
| 4 | Notice élémentaire générée à partir d’une zone vedette de notice bibliographique lors d’un chargement |
| 6 |
Notice non formatée générée par un chargement, inutilisable en catalogage courant Commentaires dans RAM |
| 7 | Notice importée pour attribution d'ISNI (PEP et ORG) |
| 8 | Notice complémentaire avec ISNI (PEP et ORG) |
| 9 |
Notice provisoire générée à partir d’une notice d’autorité Commentaires dans RAM |
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Position 07 : Lien avec une notice bibliographique
Valeur numérique qui permet de contrôler, en fonction de la nature de la notice d’autorité, les liens possibles entre cette notice d’autorité et les notices bibliographiques.
Modifiable par le catalogueur.
| Valeur | Définition |
| # |
Peut être liée à une notice bibliographique en catalogage courant |
| 1 |
Notice explicative (renvoi général ou renvois communs). Ne peut jamais être liée à une notice bibliographique |
| 2 |
Notice de regroupement. Ne peut être liée à une zone 1XX ou 7XX d’une notice bibliographique en catalogage courant Commentaires et exemples dans ORG |
| 3 |
Notice de gestion. Ne peut pas être liée à une notice bibliographique Commentaires et exemples dans RAM |
| Zone en relation | 008 position 61 (Type de lien avec une notice bibliographique) |
Caractère alphabétique désignant le type de la notice.
Information donnée et protégée par le système.
Seule valeur pour les notices d’autorité : a
Position 09 : Type de notice d’autorité
Caractère alphabétique désignant le type de la notice d’autorité.
| Valeur | Définition |
| c | Collectivité |
| d | Indice Dewey |
| g | Marque |
| i | Incipit manuscrit |
| l | Nom géographique |
| m | Mot matière Rameau |
| n | Descripteur iconographique (liste du CRME) |
| p | Personne physique |
| s | Titre conventionnel |
| t | Titre uniforme textuel |
| u | Titre uniforme musical |
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Position 10 : Nombre de caractères des indicateurs
Toujours le chiffre 2 dans INTERMARC, donné et protégé par le système. Cette information n’est pas visible par le catalogueur.
Position 11 : Nombre de caractères des codes de sous-zones
Toujours le chiffre 2 dans INTERMARC, donné et protégé par le système. Cette information n’est pas visible par le catalogueur.
Position 12-16 : Adresse du premier caractère de la première zone de données qui suit le répertoire
Nombre de 5 chiffres justifié à droite et complété à gauche par des zéros. Indique la position du premier caractère de la première zone de données de la notice par rapport au début de la notice. Cette donnée est protégée par le système et n’est pas visible par le catalogueur.
Position 17 : Valeur de la notice
| Valeur | Définition |
| # |
Notice d’autorité pour un nom ou un titre national |
| 1 | Notice d’autorité pour un nom ou un titre étranger qui a été repris sans modification du fichier d’autorité national correspondant |
| 2 |
Autres cas |
Position 20 : Nombre de caractères utilisés pour indiquer la longueur de la zone dans le répertoire
Toujours le chiffre 4 dans INTERMARC, donné et protégé par le système. Cette information n’est pas visible par le catalogueur.
Position 21 : Nombre de caractères de l’adresse de la zone dans le répertoire
Toujours le chiffre 5 dans INTERMARC, donné et protégé par le système. Cette information n’est pas visible par le catalogueur.
Position 22 : Présence de caractères n’appartenant pas au jeu de base
| Valeur | Définition |
| 1 | Caractères non enregistrés (logos, etc.) |
| 2 | Caractères n’appartenant pas aux jeux de base |
| # | Caractères appartenant au jeu de base (ISO 646 et ISO 5426) |