Le fichier d’autorité est unique, mais il comprend plusieurs types de notices d’autorité (type RAM ; type ORG ; etc.).
On distingue le type de la notice d'autorité de son utilisation (accès signalétique, indexation matière) : une notice d’autorité de type PEP ou ORG peut être utilisée en indexation matière.
Les notices utilisables en indexation matière sont donc de plusieurs types :
les notices d'autorité de type RAM, utilisables en indexation seulement ;
les notices d’autorité de type PEP, ORG, TUT, TIC, TUM, MAR codées pour l’utilisation en indexation ; le contrôle de cette utilisation se fait par la position 61 de la zone 008.
Les notices RAM sont définies par la position 09 du Guide = m
Deux types de vedettes matière
1) les vedettes, suivies ou non de subdivisions, proprement RAM, réparties dans les étiquettes suivantes :
160 : personnages fictifs, mythologiques ou légendaires, divinités ;
164 : titres de publications en série (périodiques et collections de monographies) ;
166 : noms communs et certains noms propres (noms de peuples, de batailles, etc.) ;
167 : noms géographiques ;
168 : subdivisions chronologiques.
2) les vedettes construites reprenant la structure d'une autorité PEP, ORG, TUT, TIC, TUM, MAR utilisable en indexation suivie d'une subdivision ; l'entrée de ces vedettes construites dans le fichier d'autorité est nécessaire lorsque :
la subdivision est non affranchie ;
la subdivision est affranchie, mais la vedette construite doit faire l'objet de renvois, de liens ou de notes.
Ces vedettes construites se répartissent dans les étiquettes suivantes :
160 : noms de personnes ;
161 : noms de collectivités ;
163 : titres propres d'anonyme ;
165 : titres uniformes textuels.
Les différentes catégories de notices
On distingue 2 catégories de notices :
les notices d'autorité pouvant être liées à des notices bibliographiques ; leur zone vedette est alors transférée dans les zones 600 à 610 de la notice bibliographique ;
les notices ne pouvant être liées à des notices bibliographiques : d'une part les notices de renvoi général, d'autre part les notices de gestion.