Formats de production

PEP - Introduction

Type de notice

Date de mise à jour

Contenu des notices PEP

Malgré leur nom, les notices PEP ne sont pas établies uniquement pour des personnes physiques. Elles sont également rédigées pour :

des familles ou des dynasties ;

des personnes n'ayant pas d'existence réelle, lorsque celles-ci ont une fonction intellectuelle ou commerciale dans la production d’un document.

 

En revanche, la notice d’un personnage imaginaire ou virtuel présent dans le fichier uniquement en tant que sujet d’une étude fera l’objet d’une notice matière RAM.

 

Selon les documents, l’entité décrite dans une notice PEP peut exercer une fonction intellectuelle ou artistique (auteur, interprète, artiste graphique, participant à une émission radiophonique, etc.), commerciale (imprimeur-libraire, éditeur, producteur son ou audiovisuel, marchand d’estampe, etc.) ou encore être le sujet d’une étude.

Caractéristiques des notices PEP

Les notices d’autorité établies pour des personnes physiques constituent un fichier informatisé d’informations nominatives. Elles sont, à ce titre, soumises au contrôle de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL, dossier n°102697).

 

C’est pourquoi, plus que dans les autres notices d’autorité, il est important de préserver la confidentialité de certaines informations. Cette nécessité est prise en compte dans le format INTERMARC (A) intégré, où la présence d’étiquettes dédiées à la saisie de ces informations permet d’assurer cette confidentialité.

 

Les notices PEP peuvent servir de base à la rédaction de dictionnaires spécialisés. A cette fin un certain nombre de zones de liens et de notes ont été développées.

Format INTERMARC (A) intégré et notices PEP

Le format d’autorité est dit « intégré » parce que :

il s’applique aux autorités établies pour tous les types de documents ;

les types d’autorité sont distingués selon la nature de l’entité décrite dans la notice, et non plus selon sa fonction par rapport au document. Ainsi, une personne fera l’objet d’une seule notice PEP, qu’elle soit auteur, interprète, éditeur commercial, possesseur, etc. Cette notice servira aussi d’accès matière lorsque la personne sera le sujet d’un document ;

la structure du format est commune à tous les types d’autorité, bien que certaines zones soient plus spécifiquement remplies lors de la saisie d’un type particulier de notices (pour les notices PEP, il s’agit surtout des zones de notes permettant de conserver des informations confidentielles) ;

la structure de ce format permet de diffuser une information extrêmement riche. La possibilité d’établir des liens entre notices d’autorité de types différents amplifie encore cette richesse d’information.