Dépublier, supprimer et rediriger un instrument de recherche
1. Introduction
2. Dépublication
3. Suppression et redirection
4. Suppression complète
5. Cas particuliers
1. Introduction
Un instrument de recherche (IR) peut devenir obsolète pour différentes raisons :
- parce que les documents qu’il décrit ne font plus partie des collections de la BnF, ou que leur description n’est plus de la responsabilité de la BnF ;
- parce qu’il doit être remplacé par un autre instrument de recherche.
Pour garantir la pérennité des identifiants ARK associés aux instruments de recherche de BnF archives et manuscrits, un formalisme doit être respecté dans les manipulations menant à la dépublication, à la suppression et au remplacement des instruments de recherche.
Ces opérations exceptionnelles sont réservées aux catalogueurs avertis et nécessitent un profil administrateur de PiXML. En cas de doute, se référer au coordinateur du domaine catalogue de son département.
2. Dépublication
La dépublication de BnF archives et manuscrits est une opération rendant temporairement inaccessible au public un instrument de recherche, sans le supprimer de PiXML.
On utilise le bouton Dépublier de la page Informations sur l’IR, sur laquelle l’historique de la dépublication est conservé. L’accès à l’instrument de recherche sur BnF archives et manuscrits devient impossible à partir du lendemain de la dépublication :
- disparition de l’exploration des collections ;
- retrait des index de recherche ;
- en cas d’utilisation de l’identifiant ARK, affichage d’un message « Le contenu que vous cherchez a été dépublié le » (avec date de dépublication).
Attention : la dépublication d’un instrument de recherche de BnF archives et manuscrits provoque la dépublication de l’ensemble des documents numériques liés (par une balise EAD <dao>) de Gallica et Gallica IntraMuros. Si cette dépublication n’est pas souhaitée, il convient de déplacer les <dao> dans un autre instrument de recherche avant de dépublier l’ancien instrument de recherche. On se reportera à la fiche Création et gestion d'une filière de numérisation depuis PiXML.
Il est possible de republier à tout moment un instrument de recherche dépublié.
Si un instrument de recherche a été publié dans BnF archives et manuscrits, il doit être dépublié avant de pouvoir être supprimé.
3. Suppression et redirection
En cas de fusion ou de remplacement d'un instrument de recherche, il convient d'assurer la traçabilité et la redirection de l'identifiant ARK d'un IR supprimé (IR 1) vers l'IR cible (IR 2).
Attention, cette opération provoque la suppression de l’ancien instrument de recherche (préalablement dépublié), dont le contenu n’est pas sauvegardé.
On note préalablement l’identifiant EADID de l’instrument recherche cible (IR 2), tel qu’affiché par exemple dans la page d’informations sur l’IR.
Sélectionner ensuite l’ancien instrument de recherche (IR1). Un clic droit dans le mode navigation permet d’accéder à la fonction Supprimer et rediriger l’IR.
Il est nécessaire de confirmer la demande dans une fenêtre contextuelle. Un formulaire demande ensuite de saisir l’identifiant EAD de l’instrument de recherche cible (IR 2), vers lequel l’ancien ARK redirigera désormais.
Après avoir cliqué sur le bouton Supprimer et rediriger l’IR, une nouvelle confirmation est nécessaire. L’ancien instrument de recherche est ensuite définitivement supprimé.
4. Suppression complète
La suppression complète (sans redirection) est à réserver aux cas où il n’existe aucun instrument de recherche de remplacement, par exemple parce que la BnF n’est plus en charge de la description des documents (sortie des collections, etc.).
Attention, cette opération provoque la suppression de l’ancien instrument de recherche (préalablement dépublié), dont le contenu n’est pas sauvegardé.
Un clic droit dans le mode navigation permet d’accéder à la fonction Supprimer l’IR.
Après confirmation dans une fenêtre contextuelle, il est demandé de renseigner le motif de suppression de l’instrument de recherche. Ce motif est public et s’affiche dans BnF archives et manuscrits en cas d’appel à l’ancien identifiant ARK.
Après avoir cliqué sur le bouton Supprimer, une nouvelle confirmation est nécessaire.
L’ancien instrument de recherche est ensuite définitivement supprimé.
5. Cas particuliers
Dans le cas d’une fusion de plusieurs instruments de recherche, chacun décrivant une partie des documents, en un seul reprenant l’ensemble d’un fonds ou d’une collection, la fusion des descriptions doit être effectuée manuellement en EAD (dans un seul instrument de recherche conservé). Une fois cette fusion réalisée, les instruments de recherche en doublon doivent être supprimés et redirigés. On n’oubliera pas de republier l’instrument de recherche conservé pour rendre visibles les modifications.
Dans le cas d’une scission d’un instrument de recherche en plusieurs instruments de recherche ne décrivant qu’une partie de la ressource initiale, il convient de ne pas supprimer l’ancien instrument de recherche, mais de le transformer manuellement en page de renvoi vers les différents instruments de recherche cible. On se reportera à la fiche Scinder un instrument de recherche dans PiXML .
Les ressources de Mandragore sont également dotées d’identifiants pérennes par composant. PiXML ne gère pas, pour l’instant, leur dépublication, suppression et redirection, ni leur déplacement d’un instrument de recherche à l’autre, qui nécessite l’intervention manuelle du DSI. Les instruments de recherche contenant des données Mandragore peuvent être dépubliés de BnF archives et manuscrits, mais ils ne peuvent pas être supprimés ou redirigés.