Généralités et normes

1.Introduction
2. L’environnement normatif à la BnF
2.1. Norme ISAD (G)
2.2. Recommandation DeMarch
2.3. Cas des manuscrits unitaires
3. Vers un modèle entité-relation - RIC
4. Le format EAD

1.     Introduction

Cette fiche présente l’environnement normatif et le format utilisés à la BnF pour la description des archives et manuscrits. En complément, on pourra se reporter à la fiche technique EAD : articulation avec les normes de description de contenu du site EAD en bibliothèque.

2.     L’environnement normatif à la BnF

2.1. Norme ISAD (G)

La norme générale et internationale de description archivistique  ISAD (G), publiée par le Conseil international des archives (ICA) en 1994 (2^e éd. 1999), repose sur 4 règles fondamentales :

• description du général au particulier : présenter le contexte et la structure hiérarchique du fonds et de ses subdivisions. La règle : « Au niveau du fonds, donner les informations concernant l'ensemble du fonds. Aux niveaux suivants, donner les informations correspondant à la subdivision décrite. Présenter les descriptions obtenues selon un modèle hiérarchique, en allant du général (le fonds) au particulier. » ;
• informations adaptées au niveau de description : décrire avec précision le contexte et le contenu de l’unité de description. La règle : « Ne fournir que les renseignements appropriés au niveau décrit. Par exemple, ne pas donner de renseignements détaillés sur le contenu des dossiers si l'unité de description est un fonds ; ne pas faire l'histoire administrative de tout un ministère, si le producteur de l'unité de description est un service ou une direction » ;
• lien entre les descriptions : situer l’unité de description dans la hiérarchie. La règle : « Relier chaque description à celle de l'unité de description immédiatement supérieure, s'il y a lieu, et identifier le niveau de description. » ;
• non-répétition des informations : éviter la répétition des informations dans les descriptions archivistiques reliées hiérarchiquement. La règle : « Au niveau adéquat le plus élevé, donner les informations communes aux différentes subdivisions. Ne pas répéter à un niveau inférieur l'information déjà présente au niveau supérieur. ».

La norme ISAD (G) définit 26 éléments de description répartis dans 7 zones d’information :

• identification de l’unité documentaire : identifiant unique, intitulé, date(s) des documents, niveau de description (fonds, série, pièce), importance matérielle et support ;
• contexte : nom et rôle du producteur, histoire administrative / notice biographique, historique de la conservation, modalités d’entrée : dons, achats, etc. ;
• contenu et structure : présentation du contenu, évaluation, tris, éliminations, accroissements, classement ;
• conditions d’accès et d’utilisation : statut juridique, langue et écriture des documents, caractéristiques matérielles et contraintes techniques, autres signalements ;
• sources complémentaires : originaux, copies, documents en relation ou séparés, bibliographie ;
• notes ;
• contrôle de la description.

2.2.  Recommandation DeMarch

La Description des manuscrits et fonds d’archives modernes et contemporains en bibliothèque (DeMarch) est une recommandation à valeur normative, conforme à ISAD(G) et publiée par le groupe de travail AFNOR CG46/CN357/GE7 en 2010. Elle s’appuie sur un document normatif publié par la Société des archivistes américains (SAA) : le DACS (Describing Archives: a Content Standard) qui correspond au manuel d’application d’ISAD(G) dans le contexte américain.

DeMarch propose des adaptations de l’ISAD (G) pour rendre compte des particularités des fonds conservés dans les bibliothèques françaises. La recommandation est centrée sur les manuscrits ou archives produits après le développement de l’imprimerie. Elle sert de référence au Guide des bonnes pratiques de l’EAD en bibliothèque.

DeMarch est organisée en 10 chapitres :

• 1/ Principes généraux ;
• 2/ Éléments d’identification ;
• 3/ Éléments de contexte ;
• 4/ Éléments sur le contenu et la structure ;
• 5/ Éléments relatifs aux conditions de communication et d’utilisation ;
• 6/ Éléments sur l’acquisition et l’évaluation ;
• 7/ Documents en relation ;
• 8/ Notes ;
• 9/ Identifications des responsabilités ;
• 10/ Contrôle de la description.

Le chapitre des principes généraux DeMarch définit et rappelle :

• les différentes typologies documentaires (manuscrits littéraires et manuscrits d’œuvre, correspondance, archives relatives aux activités et à la vie d’une personne, archives relatives à l’organisation et aux activités d’une collectivité, les collections) ;
• les principes de classement des fonds ;
• les principes de la description hiérarchisée.

DeMarch présente 33 éléments. Pour chacun des éléments décrits, on trouve : la définition de l’élément, son domaine d’application, les sources à utiliser et les éléments en relation. La table de correspondance entre ces éléments DeMarch et les éléments EAD n’ayant pas été mise à jour depuis 2010, il est nécessaire de se reporter au Guide des bonnes pratiques de l’EAD en bibliothèque pour connaître les usages révisés des éléments EAD.

2.3.  Cas des manuscrits unitaires

Il n’y a pas de norme applicable aux manuscrits unitaires.

3.     Vers un modèle entité-relation - RIC

Le groupe d’experts sur la description archivistique (EGAD, entité de l’ICA) a publié en 2023 une première version d’un modèle conceptuel entité-relation sous le nom de Records in Contexts-Conceptual Model (RiC-CM) : « RiC-CM réconcilie, intègre, étend et remplace les quatre normes existantes : Norme générale internationale de description archivistique ISAD(G) ; Norme internationale de notices d’autorité archivistique – Personnes morales, personnes et familles ISAAR(CPF) ; Norme internationale de description des fonctions ISDF ; Norme internationale pour la description des institutions conservant des archives ISDIAH. »

Pour l’instant, la norme RiC n’est pas encore implémentée dans les outils et formats existants. À la BnF, la description des archives continue de suivre la norme ISAD(G) et la recommandation DeMarch. Cette position est susceptible d’évoluer à l’avenir.

4.     Le format EAD

Le format Encoded Archival Description (EAD) est un format bibliographique en langage XML qui permet de structurer des descriptions de documents d’archives. Ce format respecte les principes définis par la norme internationale éditée par le Conseil international des archives en 2000 : ISAD(G) : Norme générale et internationale de description archivistique (voir ci-dessus).

La première version de l’EAD a été publiée en 1998. La deuxième version, en date de 2002, est la version en usage à la BnF et dans la très grande majorité des institutions françaises.  Une nouvelle version EAD 4 (conforme au modèle RIC) est en cours d’élaboration et devrait être publiée en 2026.

La maintenance technique du format est assurée par la Bibliothèque du Congrès qui héberge le site officiel de l’EAD. La maintenance intellectuelle est prise en charge par le sous-comité technique des normes de description archivistique (TS-EAS) de la Société des archivistes américains (SAA).

La DTD EAD 2002 peut être consultée et téléchargée sur le site de la Bibliothèque du Congrès. Elle est facilement interprétable par une machine, plus difficilement par un être humain. Pour connaître les règles du format, se référer au Dictionnaire des balises de l’EAD et à sa traduction française.