Description d'un même document dans BAM et BCG : liens réciproques et réservation

1. Introduction
2. Saisie du renvoi et du lien hypertextuel
3. Gestion de la réservation
3.1. Réservation depuis BCG
3.2. Réservation depuis BAM

1.     Introduction

Lorsqu'un même document est décrit à la fois dans BnF Archives et manuscrits (BAM) et BnF Catalogue général (BCG), il est recommandé de saisir un lien réciproque permettant de naviguer d'une notice à l'autre :

• lien depuis un composant de BAM vers une notice dans BCG décrivant le document à l'unité ;
• lien depuis une notice du BCG décrivant le document à l'unité vers un composant dans BAM permettant de restituer le document dans l'arborescence du fonds ou du recueil auquel il appartient.

Plusieurs cas de figure ont été recensés (la liste n'est pas exhaustive) :

• signalement de la musique notée manuscrite ou imprimée appartenant à un fonds au département de la Musique ;
• signalement des pièces imprimées conservées dans des recueils manuscrits au département des Manuscrits ;
• signalement des maquettes planes appartenant à un fonds au département des Arts du spectacle ;
• signalement d'un document édité appartenant à un fonds et présentant des particularités remarquables (annotations de la main de l'auteur, dédicace, etc.), quel que soit le département.

L'objet de la présente fiche est de donner des consignes à la fois pour la saisie des liens réciproques et pour la gestion de la réservation dans les deux catalogues. Pour une présentation complète des encodages EAD liés à la réservation dans ComRAO, voir la fiche Encodages EAD pour la gestion de la réservation en ligne dans BAM (ComRAO) .

2.     Saisie du renvoi et du lien hypertextuel

On saisit dans chaque notice une relation sous forme de lien réciproque permettant de naviguer de l'une à l'autre.

Dans PiXML, on enregistre le lien hypertextuel vers la notice de BCG décrivant le même document dans un élément <otherfindaid> (Autres instruments de recherche), à l'aide de l'élément de lien <extref> (Référence externe).

Dans Noemi, on enregistre le lien hypertextuel vers la notice de BAM décrivant le même document dans une zone 320 (Note sur les particularités d’exemplaire) d’Intermarc-NG.

3.     Gestion de la réservation

Lorsque les deux notices contiennent des données locales (présence d'un <unitid type="cote"> dans PiXML / présence d'un item dans Noemi), et uniquement dans ce cas, on détermine laquelle des deux notices doit permettre de réserver le document dans l'application ComRAO (le choix de la notice principale est laissé à l'appréciation des départements).

3.1.  Réservation depuis BCG

Si l'on souhaite que la réservation soit gérée depuis BCG, on doit rendre le document non réservable dans BAM. Pour cela, après avoir créé le renvoi et saisi le lien hypertextuel vers la notice du Catalogue général en <otherfindaid>, on le fait précéder d'un élément <accessrestrict> de TYPE "incom_XXX_bcg" (la mention "XXX" étant à remplacer par le trigramme du département).

3.2.  Réservation depuis BAM

Si l'on souhaite que la réservation soit gérée depuis BAM, on doit rendre le document non réservable dans BCG. Pour cela, après avoir créé le renvoi et saisi le lien hypertextuel vers la notice de BAM dans la zone 320 de l’item, on ajoute et complète la zone 820 « Mentions de droits » en utilisant le référentiel.

Lorsque plusieurs pièces imprimées sont reliées dans un même recueil manuscrit, on peut se contenter de saisir un lien générique vers la page d'accueil du Catalogue général, en indiquant la cote à rechercher.