Scinder un instrument de recherche dans PiXML
1. Introduction
2. Interventions sur l’ancien instrument de recherche
2.1. En-tête <eadheader>
2.2. Description archivistique <archdesc>
2.3. Classer et republier l’instrument de recherche
3. Interventions sur les nouveaux instruments de recherche
3.1. Contenu de l'élément <eadheader>
3.2. Contenu de l'élément <archdesc>
4. Précautions particulières concernant les documents numérisés
5. Exemple complet
1. Introduction
La scission d’un instrument de recherche (IR) en plusieurs nouveaux IR décrivant chacun une partie des documents de l’ancien IR est un cas particulier de redirection qui n’est pas directement pris en charge par une fonction de PiXML. Elle soulève deux enjeux principaux :
- en interne, la traçabilité du traitement effectué entre les anciens et les nouveaux IR ;
- pour les usagers, la continuité de service sur l’ARK de l’IR d’origine et la redirection vers les nouveaux IR.
La procédure ci-dessous donne des instructions sur les données devant figurer dans les IR, nouveaux et anciens, et sur la manière de les encoder. Elle doit systématiquement être appliquée, que la scission soit effectuée manuellement ou par DPI (ce qui implique dans ce cas de l’intégrer aux spécifications transmises au département des Systèmes d’information), et quel que soit le nombre d’IR qui en résultent.
Nous prendrons comme exemple fil rouge l’instrument de recherche « Pelliot chinois 2001-2500 » (FRBNFEAD000008832), qui a fait l’objet d’une scission par DPI en septembre 2019.
2. Interventions sur l’ancien instrument de recherche
L’IR d’origine est conservé de façon à garantir la continuité de service sur son ARK et à rediriger les utilisateurs vers les nouveaux IR issus de la scission (avec chacun son identifiant ARK). L’IR d’origine ne doit en aucun cas être « recyclé » pour décrire seulement l’un de ces documents.
On conserve dans cet IR les informations minimales nécessaires à l’identification des documents concernés et à la redirection vers les nouveaux IR. La scission est signalée par une note publique en <processinfo> et une note interne en <revisiondesc>.
On indique que l’IR est déprécié grâce à l’attribut FINDAIDSTATUS dans la balise ouvrante <eadheader>. L’IR est par ailleurs déplacé dans le dossier « Anciens instruments de recherche ». Cela permet de l’exclure du bloc « Explorer les collections » de BAM, tout en permettant d’y accéder par l’appel de son ARK.
2.1. En-tête <eadheader>
Remarque : seuls les éléments mentionnés ci-dessous font l'objet d'une modification. Les éléments <eadid>, <filedesc> et <profiledesc> sont conservés à l'identique.
2.1.1. Compléter la balise ouvrante <eadheader>
On ajoute dans la balise ouvrante <eadheader> un attribut FINDAIDSTATUS ayant pour valeur "scindé", afin de signaler que l’IR a fait l’objet d’une scission et qu’il est par conséquent déprécié.
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Encodage EAD |
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<eadheader countryencoding="iso3166-1" dateencoding="iso8601" findaidstatus="scindé" langencoding="iso639-2b" repositoryencoding="iso15511" scriptencoding="iso15924"> |
2.1.2. Insérer un élément <revisiondesc>
On ajoute un élément <revisiondesc> - ou un élément <change> si <revisiondesc> existe déjà - afin de documenter la scission à des fins internes de gestion.
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Encodage EAD |
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<revisiondesc> |
Si la scission est effectuée manuellement on indique les prénom et nom du catalogueur, et non la référence de la DPI.
2.2. Description archivistique <archdesc>
On conserve uniquement les éléments d’identification <unitid type="cote"> et <repository>. Les autres éléments sont supprimés. Ils pourront être transférés dans les nouveaux IR lorsque c'est pertinent.
2.2.1. Conserver les éléments <unitid> et <repository>
Le contenu de l’élément <unitid type="cote"> est conservé afin d’identifier ce qui était décrit sous cet IR. Toutefois, de manière à ce que la cote n’apparaisse pas dans les résultats lors d’une recherche dans l’index de BAM, on retire l'attribut TYPE="cote".
L'élément <repository> est conservé à l'identique.
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Encodage EAD |
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<unitid>Pelliot chinois 2001-2500</unitid> |
Remarques :
- les <unitid> de type autre que "cote" ne sont pas conservés.
- en l’absence de <unitid type="cote"> – et seulement dans ce cas – on conserve l’élément <unittitle>.
2.2.2. Insérer un élément <processinfo>
On ajoute un élément <processinfo> afin d’indiquer explicitement que l’IR a été scindé, et on y insère des éléments <extref> permettant de rediriger les utilisateurs vers les nouveaux IR :
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Encodage EAD |
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<processinfo> |
2.2.3. Insérer un élément <accessrestrict>
On ajoute un élément <accessrestrict> afin d’indiquer explicitement que la réservation se fait à partir des nouveaux IR. L’attribut TYPE "incom_DPT_scission" est utilisé pour inhiber ComRAO (remplacer DPT par le trigramme du département) :
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Encodage EAD |
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<accessrestrict type="incom_MSS_scission"> |
2.3.Classer et republier l’instrument de recherche
On déplace l’IR dans le dossier « Anciens instruments de recherche » de PiXML, avant de le republier.
Remarque : L’emploi d’une balise <unitid> sans attribut TYPE constitue une dérogation aux bonnes pratiques de l’EAD en bibliothèque. L’instrument de recherche devra donc être publié sans appliquer de contrôle des bonnes pratiques.
3. Interventions sur les nouveaux instruments de recherche
3.1. Contenu de l'élément <eadheader>
On indique dans les nouveaux IR qu’ils résultent d’une scission, et on renvoie vers l'ancien IR pour connaître les modalités de première création de la description. Cette information est saisie dans l’élément <creation> du <profiledesc>.
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Encodage EAD |
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<profiledesc> |
Si la scission est effectuée manuellement on indique les prénom et nom du catalogueur, et non la référence de la DPI.
3.2. Contenu de l'élément <archdesc>
Le contenu de chaque composant <c> décrivant les documents faisant l'objet des nouvelles descriptions est reporté dans l'élément <archdesc> de chaque IR, avec ses composants fils éventuellement reportés en <dsc>. Un certain nombre d'éléments figurant dans l'élément <archdesc> de l'IR d'origine peuvent également être transférés dans les nouveaux IR (par exemple <bioghist>, <scopecontent>, <acqinfo>, etc.).
On s'assurera que chaque IR créé comporte bien un élément <repository>.
4. Précautions particulières concernant les documents numérisés
Si l'IR faisant l'objet d'une scission contient des <dao> signalant des documents numérisés dans Gallica, il convient d'établir une liste de concordance entre les coordonnées de départ et les coordonnées d'arrivée de chaque <dao> (identifiant IR et identifiant composant), selon la procédure décrite dans la fiche Création et gestion d'une filière de numérisation depuis PiXML.
5. Exemple complet
IR ayant fait l'objet de la scission : Pelliot chinois 2001-2500 (voir la notice)
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Affichage public |
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Pelliot chinois 2001-2500 Pelliot chinois 2001-2500 Bibliothèque nationale de France. Département des Manuscrits
Informations sur le traitement Cet instrument de recherche a été remplacé par une description unitaire des documents concernés. Veuillez-vous reporter aux instruments de recherche suivants : · […]
Conditions d'accès La réservation se fait à partir des instruments de recherche unitaires décrivant chaque document. |
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Encodage EAD |
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<ead id="d0e1"> |
IR créé après scission : Pelliot chinois 2001 (voir la notice)
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Affichage public |
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Pelliot chinois 2001 Cote : Pelliot chinois 2001 Nan hai ji gui nei fa zhuan 南海寄歸内法傳 / Yi jing 義 淨 Rouleau de 15 ff. dont 14 de 34,7 à 36,3 cm (f. 7 : 7,4 cm). Pap. à pâte irrégulière, fin, mou et fragile, bis. Taches d'humidité. Réparations d'origine. 28,9 à 29,5 × 508 cm Document en chinois. Bibliothèque nationale de France. Département des Manuscrits
Présentation du contenu […]
Bibliographie […]
Documents de substitution Il existe une version numérisée de ce document. Numérisation effectuée à partir d'un document original.
[…] |
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Encodage EAD |
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<eadheader countryencoding="iso3166-1" dateencoding="iso8601" langencoding="iso639-2b" repositoryencoding="iso15511" scriptencoding="iso15924"> |