Produire des instruments de recherche : généralités

1. Introduction
2. Qui utilise l'EAD à la BnF ?
3. Les applications de production : PiXML et Xeditor
3.1.PiXML : Production d'instruments de recherche en XML
3.2. Xeditor : éditeur XML
3.3. Habilitation et profils d’utilisateur
4. Les interfaces publiques de diffusion
4.1. BnF Archives et manuscrits
4.2. Mandragore
5. Lexique

1.     Introduction

Le présent guide a pour objectif d’aider les utilisateurs dans le maniement des applications de production et d'édition des instruments de recherche (IR) en EAD : PiXML et Xeditor. Pour des consignes de catalogage et d'utilisation du format EAD dans les bibliothèques françaises et à la BnF, on consultera :

• le Guide des bonnes pratiques de l'EAD en bibliothèque ;
• les fiches PiXML  dans la rubrique Aide Noemi et PiXML ;
• la fiche Généralités et normes dans la rubrique Formats de production ;
• le Manuel de catalogage des manuscrits médiévaux dans la rubrique Formats de production.

2.     Qui utilise l'EAD à la BnF ?

La plupart des départements produisent des IRs en EAD pour signaler leurs ouvrages manuscrits, leurs fonds d’archives et dans certains cas des collections d’objets. En 2024, les départements suivants sont responsables d’au moins un instrument de recherche :

• le département des Manuscrits ;
• la Bibliothèque de l'Arsenal ;
• le département des Arts du spectacle (état des fonds et inventaires détaillés) ;
• le département de la Musique, uniquement pour les fonds d’archives (les manuscrits musicaux sont décrits dans le catalogue général) ;
• le département Son, vidéo, multimédia (état des fonds et inventaires détaillés des enregistrements sonores, audiovisuels et de la collection Charles Cros) ;
• le département des Monnaies, médailles et antiques ;
• la Réserve des livres rares ;
• le Centre national de la littérature jeunesse ;
• la mission pour la gestion de la production documentaire et des archives de la BnF ;
• le département de la Conservation (inventaire des objets de l’atelier de dorure) ;
• le département de la Coopération, principalement pour permettre la mise en ligne dans Gallica de collections de manuscrits et d’archives d’institutions partenaires de la BnF. 

3.     Les applications de production : PiXML et Xeditor

3.1.  PiXML : Production d'instruments de recherche en XML

PiXML est l’application propre à la production des IRs, il permet de :

• les créer (avec ou sans modèle) ;
• les classer ;
• les publier dans le catalogue public (BnF Archives et Manuscrits) ;
• les dépublier ;
• les supprimer.

Elle sert également à gérer la numérisation :

• création des paniers de sélection ;
• gestion du retour de numérisation ;
• lien avec la bibliothèque numérique pour le mapping des métadonnées bibliographiques.

PiXML est accessible sur les postes professionnels, via un navigateur à l’adresse http://pixml.bnf.fr. Utiliser de préférence le raccourci dans le menu Démarrer > Applications SI. L’accès est conditionné par une habilitation liée au profil de l’agent (voir le § Habilitations et profils d’utilisateurs).

Attention : les habilitations PIXML_MDG_... sont réservées aux utilisateurs de Mandragore.

Attention : à la première connexion, il est nécessaire d’autoriser les pop-up.

3.2.  Xeditor : éditeur XML

Xeditor est un éditeur XML embarqué dans l’application de production PiXML : il sert à éditer les données EAD à l’intérieur des IRs. Il est alors possible de réaliser plusieurs opérations sur les données en EAD, comme saisir, modifier ou effacer des éléments, des attributs ou des contenus textuels (PCDATA). Accessible depuis PiXML, son accès ne nécessite ni habilitation supplémentaire ni installation sur le poste.

3.3.  Habilitation et profils d’utilisateur

L’habilitation à l’application de production est à demander au correspondant informatique de votre service. Il existe deux types d’habilitation pour l’application PiXML, soit :

• une habilitation PiXML simple ;
• une habilitation spécifique à Mandragore (PIXML MANDRAGORE).

Il est important de demander uniquement l’habilitation correspondant aux actions que vous avez l’habitude d’effectuer dans PiXML, après formation, pour éviter de mal utiliser une fonctionnalité que vous ne maîtrisez pas et qui pourrait provoquer des pertes de données.

Les profils PiXML :

• mode lecture seule (PIXML_VISU) : permet d’afficher les IR en production, sans les modifier ;
• mode utilisateur (PIXML_USER) : permet de produire des IR (création, édition et modification), de les publier ou dépublier ;
• mode administrateur (PIXML_ADM) : permet les mêmes actions qu’un utilisateur ; mais également de modifier l’arborescence des collections et de supprimer des IR. Les fonctionnalités liées à la numérisation nécessitent également une habilitation administrateur.

Tous les profils PiXML donnent accès en lecture seule aux informations de Mandragore à l’intérieur des IR (en mauve dans l’affichage de travail).

Les profils PiXML/Mandragore :

• mode utilisateur (PIXML_MDG_USER) : en plus des actions permises par le profil utilisateur de PIXML, permet la création et modification des entités de Mandragore suivantes, via les formulaires dédiés : cycles décoratifs, textes enluminés, unités de décor ;
• mode administrateur (PIXML_MDG_ADM) : en plus des actions permises par les profils administrateur de PIXML et utilisateur de Mandragore, permet la suppression d’entités Mandragore ou d’IR contenant des informations Mandragore, le remplacement de ces IR, leur édition en XML dans Xeditor ou dans un éditeur externe.

4.     Les interfaces publiques de diffusion

4.1.  BnF Archives et manuscrits

Les IRs signalés en EAD dans PiXML sont diffusés au public via l’interface BnF Archives et manuscrits (BAM, https://archivesetmanuscrits.bnf.fr/). BAM permet :

• d’afficher des instruments de recherche ;
• de naviguer au sein des collections, dans un IR et d’un IR à l’autre ;
• de rechercher par mots ou par index ;
• d’affiner le résultat d’une recherche par facette.

4.2.  Mandragore

Les informations Mandragore (unités de décor, cycles décoratifs, notices de mots-clés) sont encodées en EAD dans les IR décrivant les manuscrits concernés dans BAM, mais elles sont diffusées au public dans une application dédiée : Mandragore (https://mandragore.bnf.fr).

Mandragore permet :

• d’afficher les unités de décor sous forme de notices ;
• d’afficher les cycles décoratifs sous forme de notices (appelées « unités de création ») ;
• d’afficher les concepts iconographiques sous forme de notices (appelées « mots-clés ») ;
• de rebondir entre ces notices ;
• de faire une recherche simple (tous mots) ou avancée (par index) ;
• de parcourir certains index (cotes, sujets, mots-clés).

Seuls les IR contenant des informations Mandragore sont affichés dans Mandragore (après publication). En 2024, il n’y a pas encore de rebond possible entre BnF Archives et Manuscrits et Mandragore, mais les cotes peuvent servir de pivot.

5.     Lexique

Seules quelques définitions de termes largement employés dans les fiches sont définis ici, pour un glossaire complet, consulter la Description des manuscrits et fonds d’archives modernes et contemporains en bibliothèque (DeMArch).

Un instrument de recherche (IR) est le terme générique qui désigne tout outil de description ou de référence élaboré ou reçu par une institution de conservation dans l'exercice de son contrôle administratif ou intellectuel sur les unités documentaires : outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents de manière à les faire connaître aux chercheurs (catalogue, état des fonds, inventaire, répertoire, etc.) (DeMArch).

Une branche est une partie d’un instrument de recherche, elle contient des composants organisés hiérarchiquement.

Un composant est une unité de description. Ce peut être une pièce, un dossier, un groupe de dossiers ou un fonds faisant l'objet d'une description unique. En EAD, un composant correspond à un élément englobant <c>.

Le plan de classement d’un instrument de recherche correspond à sa hiérarchie interne. Chaque IR peut être composé d’un ou plusieurs composants organisés hiérarchiquement en branches.

Le format XML/EAD (Extensible Markup Language – Encoded Archival Description) est le format bibliographique utilisé pour la description des archives et manuscrits dans les bibliothèques françaises. La version actuellement en usage à la BnF est la DTD EAD 2002.

Les bonnes pratiques de l’EAD en bibliothèques sont un ensemble de consignes d’utilisation du format EAD au sein des bibliothèques publiques françaises. Elles sont documentées sur le site https://www.ead-bibliotheque.fr entretenues par un groupe interministériel de professionnels des bibliothèques, et d’application obligatoire à la BnF.

Un élément XML (encodé entre des balises ouvrante et fermante) est une brique constitutive d’une description en EAD. Selon les cas, les éléments peuvent contenir de l’information sous forme d’attributs, encodés dans la balise ouvrante, par du texte libre, parfois appelé PCDATA, ou par des sous-éléments enchâssés de manière hiérarchique. Dans ce guide, les noms d’éléments sont écrits entre chevrons (ex : <did>) et les noms d’attributs en majuscules (ex : LEVEL, attribut de la balise <c>).

Un fonds d’archives est défini comme l’ensemble des documents de toute nature qu’une personne physique ou morale, appelée le producteur, a produits ou reçus dans l’exercice de ses activités, rassemblés de façon organique et conservés en vue d’une utilisation éventuelle. Dans les bibliothèques, il s’agit souvent de manuscrits et documents de travail, correspondance, documents biographiques, dossiers et collections (DeMArch).

Un manuscrit unitaire est un artefact historique, cohérent par lui-même et généralement relié. Il est souvent destiné à une diffusion publique et non à être conservé par son producteur (à la différence d’un fonds d’archives). Une grande partie des collections historiques des bibliothèques est constituée de manuscrits unitaires, médiévaux ou modernes, européens ou extra-européens. À la BnF, il est d’usage de publier un instrument de recherche par manuscrit unitaire, sauf si ceux-ci font partie d’un fonds d’archives ou d’une collection organique (ex : manuscrits en plusieurs volumes).

Une collection est un ensemble de documents (généralement des manuscrits unitaires) constituée par un collectionneur ou agrégée au sein d’une institution. En ce sens restreint, chaque collection historique peut faire l’objet d’un instrument de recherche dédié. Par extension, on appelle collections l’ensemble des documents conservés par une institution ; à la BnF, les collections sont organisées suivant des modes de classement qui peuvent varier suivant les départements. BnF Archives et Manuscrits permet d’explorer les collections de chaque département de manière visuelle, sous forme d’une hiérarchie de dossiers.