Mon espace
1. Introduction
2.La liste des tâches
3. Les entités favorites
4. L’historique de recherche
5. Mon activité de catalogage
6. L’activité de mon service
7. Mes paniers
1. Introduction
Les fonctionnalités de la rubrique « Mon espace » constituent un véritable espace de travail personnalisé, conçu pour aider l’agent à se repérer dans son travail en cours. Elles sont à ce jour au nombre de six :
- mon activité de catalogage ;
- activité de mon service ;
- historique de recherche ;
- entités favorites ;
- liste des tâches ;
- mes paniers.
Elles peuvent être visualisées grâce aux blocs affichables et configurables sur la page d’accueil (voir la fiche Présentation de la page d’accueil) ainsi que via les pages complètes leur étant consacrées. À l’exception de « Mes paniers », ces pages sont regroupées sous la colonne « Mon espace » du menu général (en haut de l’écran).
Pour basculer sur une page consacrée à une fonctionnalité à partir du bloc correspondant, cliquer sur l’intitulé du bloc.
Les fonctionnalités sur la page d’accueil sont configurables grâce à la roue crantée à droite de l’intitulé « Mon espace ».
Un tableau permet de choisir les fonctionnalités et leur ordre d’affichage (voir la fiche Présentation de la page d’accueil).
2. La liste des tâches
Cette fonctionnalité permet à l’utilisateur de constituer une liste de tâches à réaliser, s’apparentant à un pense-bête structuré, et qui permet un suivi collaboratif du travail. Il est ainsi possible de créer une tâche, d’en fournir une description détaillée, d’indiquer son statut d’avancement, de définir une date d’échéance et de la partager avec d’autres utilisateurs si nécessaire. Pour créer une nouvelle tâche, cliquer sur Ajouter une tâche, puis utiliser le masque de saisie qui apparait alors pour saisir un titre. Cliquer de nouveau sur le + pour valider la création de la tâche, qui apparaît alors dans la liste.
Pour gérer les paramètres de la tâche, cliquer sur son titre dans la liste. Le pop-up suivant apparaît.
Les paramètres pouvant être renseignés sont :
- statut de la tâche : En cours, Fait, Archivé;
- la date d’échéance : saisir une date via le calendrier (facultatif). Une fois arrivée à échéance, elle se teint en rouge si le statut reste sur « en cours »;
- les agents avec qui l’on veut partager la tâche : saisir leur nom, l’auto-complétion permet de faciliter la saisie. Ils verront apparaître la tâche dans leur espace personnel et pourront à leur tour l’éditer;
- un espace de saisie, pour décrire la tâche.
Sur la page complète comme sur le bloc, les tâches créées ou qu’un agent aura partagées sont listées. Il est possible de chercher spécifiquement une tâche en saisissant son titre dans le cartouche de recherche, à gauche de l’écran ou du bloc. La recherche doit respecter la casse du titre de la tâche, sinon celle-ci ne sera pas trouvable.
3. Les entités favorites
Sur tous les écrans de l’application qui permettent de visualiser le détail d’une entité, il est possible de marquer en favori une entité, que ce soit pour s’en inspirer, pour travailler dessus ultérieurement, pour s’y lier, etc., et ce quel que soit le type de l’entité.
La page et le bloc correspondants permettent de toutes les visualiser. L’accès au détail d’une entité se fait en cliquant sur son point d’accès. Les entités sont classées dans l’ordre chronologique d’ajout des entités. Cet ordre ne peut pas être modifié.
Pour retirer une entité de ses favoris, cliquer sur le pictogramme en forme d’étoile à la fin de la ligne. L’entité est immédiatement retirée des favoris.
4. L’historique de recherche
La page « Historique de recherche » et le bloc éponyme (sur la page d’accueil) permettent de visualiser un historique de ses recherches (opérateurs et critères compris) de deux types :
- recherche simple depuis la page d’accueil ;
- recherche effectuée depuis la page de recherche avancée.
Voir aussi la fiche Recherche simple et avancée.
Il est possible de voir le nombre de résultats engendrés par ces recherches, ainsi que la date à laquelle elles ont été effectuées pour la dernière fois. NB : la liste est triée par défaut de la plus récente à la plus ancienne.
En revanche, les équations de recherche fine n’apparaissent pas dans l’historique de recherche (voir la fiche Recherche fine).
Il est possible, en cliquant sur une équation de recherche, de relancer celle-ci ; la liste de résultats sera actualisée. Par ailleurs, les filtres sont pris en compte dans la sauvegarde de la recherche et se réimplantent automatiquement.
Pour effacer une équation de l’historique, cliquer sur la croix orange à gauche de l’équation.
Pour gérer le nombre maximum d’équations que l’on visualise, cliquer sur la roue crantée et saisir un nombre. Le nombre est pris en compte une fois la page rafraîchie, et désormais enregistré comme configuration par défaut. Attention : si on a restreint le nombre d’équations visualisées, celles qui ont été effacées à la suite de cette opération le sont définitivement.
5. Mon activité de catalogage
La page ou le bloc « Mon activité de catalogage » permet de visualiser les entités actuellement traitées, ou ayant été traitées d’une manière ou d’une autre par l’agent, en fonction de leur statut :
- historique des entités ayant été créées par l’agent ;
- historique des entités ayant été modifiées par l’agent(cette liste inclut les entités remplaçantes après un remplacement, ainsi que les entités dont les liens pointaient vers l’entité remplacée) ;
- entités forcées par l’agent à l’instant T (si l’agent a l’habilitation en question, voir la fiche Gestion des habilitations dans Noemi) ;
- entités mises en attente par l’agent à l’instant T.
La page « Mon activité de catalogage » se présente ainsi :
Le tri par défaut est par ordre chronologique de modification. Il est cependant possible de choisir de trier par type d’entité ou par ordre alphabétique du point d’accès. On peut aussi filtrer la liste par type d’entité. Le filtre par type d’entité n’est visible que dans la page « Mon activité de catalogage » et non dans le bloc affichable sur la page d’accueil.
Pour retirer le filtre, cliquer sur le pictogramme 
En cliquant sur les onglets des statuts, on passe d’un type de liste à une autre.
NB : par défaut, ce sont les entités créées ou modifiées sur les 30 derniers jours qui sont affichés sur la liste. Il est cependant possible de modifier cet intervalle en cliquant sur la roue crantée pour retrouver la totalité de l’historique. Un pop-up apparaît permettant de modifier ce paramètre.
Rappel : ce paramétrage ne concerne pas les listes des entités forcées ou mises en attente. Pour ces dernières, l’agent voit une liste actualisée à l’instant T.
6. L’activité de mon service
Elle permet aux agents habilités d’avoir une vue sur les entités créées, modifiées, forcées ou mises en attente par les agents de leur choix, ou de leur unité organisationnelle. Le choix d’habiliter ou non un agent relève de son unité organisationnelle.
Pour choisir les agents ou l’UO et visualiser leur activité, cliquer sur la roue crantée. Un champ de saisie avec autocomplétion permet de saisir le nom des agents / de l’UO.
L’interface de cette page est très similaire à celle de « Mon activité de catalogage ». Elle possède les mêmes onglets correspondant aux statuts des entités, les mêmes possibilités de tri et de filtrage. Comme pour « Mon activité de catalogage », le filtre par type d’entité n’est pas disponible dans le bloc affichable sur la page d’accueil.
7. Mes paniers
Il est possible de visualiser les paniers créés ou qu’un tiers a partagés sur le bloc correspondant de la page d’accueil. La page détaillée de gestion des paniers se trouve dans la rubrique Traitements par lots > Mes paniers. Pour une présentation plus détaillée des paniers, voir la fiche Gestion des paniers.
Le bloc « Mes paniers » se présente ainsi :
La liste indique le nombre d’entité contenues dans chaque panier. Un cartouche de recherche permet d’interroger par nom des paniers. Cliquer sur le nom d’un panier pour avoir accès au détail de celui-ci.
N.B. : depuis ce bloc, il n’est pas possible de distinguer visuellement les paniers partagés des paniers personnels, ni d’identifier les dossiers auxquels appartiennent les paniers.