Export et impression des résultats

1. Exporter une liste d’entités
1.1. Choix des entités à exporter
1.2. Paramétrer le fichier d’export
1.3. Récupérer des données dans les entités OEMI liées
2. Imprimer des entités

Cette fiche décrit les procédures d’export et d’impression d’entités dans Noemi.

1.     Exporter une liste d’entités

À partir de paniers constitués en amont ou bien de listes de résultats de recherche, le module d’export de fichier permet d’extraire des données sous format CSV lisible sous Excel. La fonction d’export permet de visualiser, manipuler, trier, filtrer des lots plus importants d’entités. Le temps d’export peut être long selon le nombre d’entités et le nombre de colonnes (zones ou sous-zones) exportées. Les exports peuvent par ailleurs être utiliser pour constituer un fichier servant à réaliser un traitement par lot par import de fichier (voir la fiche Import de fichiers).

1.1.  Choisir des entités à exporter

L’export des données est disponible de trois façons différentes, visibles dans les captures d’écran ci-dessous :

• à partir d’une liste de résultats sur l’écran de recherche avancée ;
• à partir d’une liste de résultats sur l’écran de recherche fine ;
• à partir d’un panier (après avoir préalablement sélectionné les entités à exporter).

Depuis les résultats de recherche (avancée et fine), le bouton Exporter propose deux options :

• exporter tous les résultats de recherche ;
• exporter les entités sélectionnées, c’est-à-dire celles dont on aura au préalable coché la case à gauche de chaque résultat.

1.2.  Paramétrer le fichier d’export

Après avoir cliqué sur le menu Exporter les entités, un pop-up s’ouvre, permettant de paramétrer le fichier d’export.

1.2.1.   Définir le type d’export

Trois options de paramétrage du fichier sont possibles sachant que deux zones sont toujours présentes et non paramétrables dans le fichier : l’identifiant ARK de l’entité (001 $a) et le type de l’entité (010 $a).

Option « une colonne par zone ».

Sous-option 1 : une colonne pour toutes les occurrences : si la zone est répétée, toutes les occurrences de la zone seront dans la même colonne.

Sous-option 2 : une colonne par occurrence : chaque zone répétée sera dans une colonne à part.

Option « une colonne par sous- zone ».

Option « personnalisé ». Cette option permet d’afficher dans le fichier, au choix, certaines colonnes de zones entières (combinant plusieurs sous-zones) et des colonnes de sous-zones. Préciser le besoin dans le menu 2- Préciser les zones à exporter.

Préciser les zones et/ou les sous-zones à exporter dans le masque de saisie 2- Préciser les zones à exporter en séparant les zones et sous-zones saisies avec une virgule (avec ou sans espaces).

1.2.2. Autres options d’export 

Dans le cas d’export dont l’exploitation est orienté sur un retraitement de données par lot (au moyen d’un ré-import de fichier excel), on privilégiera la présence des méta métadonnées ainsi que l’unique export des ARK en $3 liés

1.3.   Récupérer des données dans les entités OEMI liées 

L’option Récupérer des données dans les entités OEMI liées permet de rapatrier des données qui ne sont pas présentes dans l’Intermarc-NG des entités du panier/de la liste de résultats, mais qui y sont liées.

Attention : cette fonction n’est possible que sur les paniers ou listes de résultats constitués de Manifestations.

Dans le pop-up, cliquer sur l’option 6- Récupérer des données dans les entités OEMI liées. Par conséquent le menu 2- Préciser les zones à exporter affiche non plus un mais désormais quatre champs de saisie, correspondant aux quatre niveaux Œuvre |Expression | Manifestation |Item.

L’export peut prendre plusieurs minutes. Dans le fichier ainsi généré, l’arbre OEMI est mis à plat :

• chaque entité de l’arbre est matérialisée par une première colonne indiquant le type de l’entité et présentant son identifiant (même lorsqu’aucune zone de l’entité n’est demandée, l’export présentera tout de même cette information) ; l’ordre des entités est toujours le même :
  • « id M » pour les manifestations ;
  • « id Œ » pour les œuvres ;
  • « id E » pour les expressions ;
  • « id I » pour les items.
• s’affiche ensuite la zone ou sous-zone demandée : dans cet exemple, 245 $a de la Manifestation, suivie de 700 $3 de l’Œuvre ;

• si l’une des entités du tableau compte plusieurs occurrences, les lignes seront répétées : autant d’occurrences de lignes que d’occurrences de l’entité.

Par exemple :

• dans un agrégat éditorial, une Manifestation est liée à plusieurs Expressions et à plusieurs Œuvres ;
• une Manifestation est liée à plusieurs Items, comme dans cet exemple. La Manifestation, édition de « Malone meurt », a 3 Items. Chaque identifiant particulier des Items est indiqué et 3 lignes sont ainsi générées. L’identifiant de la Manifestation est répété sur 4 lignes : à noter en effet qu’une quatrième ligne supplémentaire est générée : ceci est conséquent à une solution d’affichage pour les arbres OEMI agrégatifs. Ne pas en tenir compte ici.

Dans le cas d’agrégats éditoriaux, c’est-à-dire lorsqu’une Manifestation est liée à plusieurs Expressions et plusieurs Œuvres, ces dernières seront répétées dans le tableau de la même manière.

2.     Imprimer des entités

Dans Noemi, il est possible, à travers la fonctionnalité d’impression, de télécharger un document contenant l’Intermarc-NG d’entités. Cette fonctionnalité est disponible sur une entité, un arbre ou une liste d’entités.

• option Imprimer du menu d’une entité pour télécharger l’Intermarc-NG de l’entité ;

• option Imprimer du bandeau de gauche de l’écran Arbre. Un pop-up s’ouvre permettant de sélectionner les entités de l’arbre à imprimer ;

• option Imprimer du résultat de la recherche fine, du résultat de la recherche avancée ou du contenu d’un panier. Un pop-up s’ouvre.

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Deux modes d’impression sont proposés :

• mode entités : les entités concernées sont regroupées dans un fichier et classées par numéro d’identifiant ;
• mode arbre : seules les Manifestations sont traitées. Si la liste contient d’autres types d’entités, elles sont ignorées, sans message d’avertissement à l’utilisateur. Attention : si la liste ne contient aucune manifestation, l’impression se lance mais n’aboutit jamais. Ensuite pour chaque Manifestation, toutes les entités constituant son arbre sont récupérées. L’ensemble des entités ainsi récupérées est regroupé dans un fichier.