Créer et gérer une filière de numérisation depuis PiXML

1. Introduction
2.Contrôler les métadonnées descriptives minimales recommandées
3. Constituer un panier de numérisation
3.1. Sélection des cotes à l’unité
3.2. Sélection des cotes par liste
3.3. Transmission des sélections à NUML-003/ESCO
4. Suivre l’avancement de la numérisation
4.1. Dans les informations de chaque IR
4.2. Grâce aux listes d’administration
4.3. Modification des sélections de numérisation en cours de traitement
4.4.Suppression d’une sélection de numérisation en cours de traitement
5. Récupérer les <dao> et publier des IR
5.1. Insertion automatique des <dao> au retour de numérisation
5.2. Insertion (ou modification) manuelle des <dao>
5.3.Publication des IR et indexation des <dao> dans Gallica
6. Modifier ou retirer une numérisation Gallica depuis PiXML
6.1. Mise à jour des notices
6.2. Transfert d’un document numérique d’une notice à l’autre
6.3. Retrait d’un document numérique

1.     Introduction

PiXML, l'outil de production des instruments de recherche en EAD, inclut des fonctionnalités permettant d'initier et de gérer des filières pour la numérisation (en lien avec l'application NUML-003) et l'intégration des documents numériques des partenaires (en lien avec les applications NUML-003 ou ESCO suivant le cas). Ces fonctionnalités sont accessibles avec le profil PiXML administrateur.

Au terme de la chaîne de numérisation/d'intégration, un élément <dao> (objet archivistique numérique) permettant d'accéder au document numérique consultable dans Gallica/Gallica Intramuros est inséré dans la notice décrivant le document original. Lors de la publication de l'instrument de recherche (IR), un lien cliquable apparaît dans la notice du catalogue BnF archives et manuscrits. La notice est également indexée dans l'entrepôt OAI afin d'être versée dans Gallica.

Les documents numériques peuvent tous être visualisés dans OPDN (Outil de Publication des Documents Numériques), mais ceux issus de PiXML ne peuvent pas y être entièrement gérés : la publication ou la dépublication de ces documents est intégralement gérée depuis PiXML uniquement.
 
Schéma de la chaîne de numérisation :
 
Pour en savoir plus sur NUML-003 et ESCO, se reporter aux manuels utilisateurs :

• NUML-003 : BnF-ADM-2009-067618-03
• ESCO : BnF-ADM-2014-093238-01

On pourra également consulter les manuels OPDN et SIPIL si besoin :

• OPDN : BnF-ADM-2017-002350-03
• SIPIL/NUM : BnF-ADM-2022-115410-01

2.     Contrôler les métadonnées descriptives minimales recommandées

Pour sélectionner des cotes à l'unité ou par liste, prendre garde à la correspondance de la granularité de la description avec celle choisie pour la numérisation. Prenons l'exemple d'une boîte de correspondance. Si l'ensemble des lettres sont reproduites dans un seul et même fichier, la description pourra s'arrêter au niveau décrivant la boîte. Si les lettres sont numérisées à l'unité, la description se fera à la pièce. La qualité de la description sera évaluée en amont de la sélection et en fonction des attendus scientifiques du projet.

Dans tous les cas, un élément est obligatoire au niveau du composant décrivant le document à reproduire : il s'agit de l'élément <unitid> de type "cote" (cote actuelle du document). Dans le cas des documents autres que les manuscrits, vérifier par ailleurs la présence d'un élément <genreform> de type "type de document", afin d'orienter le document numérique vers le bon set OAI dans Gallica (voir la fiche Élément <genreform> : usage à la BnF).

La présence d'autres éléments de description sera également vérifiée en fonction de la qualité attendue de la description dans la bibliothèque numérique : intitulé, date, langue, description physique, éléments d'indexation… Ces éléments peuvent être présents dans le composant, ou par héritage.

3.     Constituer un panier de numérisation

3.1. Sélection des cotes à l’unité

Dans PiXML, ouvrir l'IR et choisir (ou créer) le composant décrivant l'unité documentaire à numériser. En fonction de la chaîne de numérisation (NUML-003 ou ESCO), cliquer sur le bouton panier correspondant.

Le/la gestionnaire de numérisation indique obligatoirement :

• la cote du document à reproduire : document original ou de substitution le cas échéant (cliquer sur le bouton radio correspondant) ;
• les droits d'accès au document numérisé : par défaut à « domaine public (pas de restriction) ».

Dans le cas d'ensembles documentaires il est possible de recourir à un ou plusieurs code(s) projet. Ces codes projet peuvent être associés à la sélection au moment de la constitution du panier. Il est possible de les sélectionner dans la liste (pour sélectionner plusieurs codes projet, employer la touche CTRL). Si le code projet n'existe pas encore, en faire la demande auprès du département des Métadonnées (voir la fiche Codes projets : procédure de demande).

On peut également pré-saisir dans le panier de numérisation les mentions de mécénat, de numérisation en 3D et toute autre information liée à la numérisation jugée utile. Il est possible de choisir de masquer ces mentions dans BnF archives et manuscrits, en cochant la case « Interne ? » (par exemple dans le cadre du programme « Adopte un livre »). Les informations seront néanmoins visibles dans Gallica. Une fois les champs complétés, cliquer sur Ajouter au panier NUML-003 > Sélectionner pour ESCO.

3.2.  Sélection des cotes par liste

Pour sélectionner simplement et rapidement un grand nombre de documents à la fois, se servir de la sélection par liste. Cette fonctionnalité est accessible depuis le bandeau supérieur de PiXML, où est regroupée une série d'outils utiles pour la numérisation. L'icône correspondant à cette fonctionnalité est la première de la liste, elle symbolise une liste et un panier.

On va soumettre à PiXML un fichier CSV constitué au préalable et contenant toutes les cotes à sélectionner. Ce fichier respectera absolument le formalisme attendu pour être correctement exploité (voir copie d'écran). Il est important de vérifier que le fichier ne contient pas de doublons (cotes présentes plusieurs fois dans la liste).

La manipulation est très simple : il suffit de joindre le fichier à l'aide du bouton Parcourir, puis de sélectionner la filière NUML-003 ou ESCO, et enfin de cliquer sur Ajouter au panier. PiXML analyse le fichier avant de valider la sélection. Si des erreurs sont détectées, il affiche un rapport d'erreurs (« Cote non trouvée » ; « La cote correspond à plusieurs composants » ; « Le composant est déjà en cours de sélection ou de numérisation »…).

3.3.  Transmission des sélections à NUML-003/ESCO

3.3.1.   Transmission des sélections à ESCO

Les sélections ESCO sont immédiatement transmises à l'application et sont accessibles via les identifiants de sélection.

Les composants auxquels sont attachées les sélections sont alors verrouillés pour empêcher leur suppression : il reste possible d’éditer individuellement le contenu EAD de chaque composant, mais certaines fonctions de modification ne sont plus accessibles (modification du plan de classement, édition intégrale de l'IR ou de la branche EAD, y compris en externe).

Il est également impossible de créer une nouvelle sélection de numérisation à la même cote (même composant et même support), tant que la première n’est pas livrée.

3.3.2.   Transmission des sélections à NUML-003

Les sélections NUML-003 en revanche sont d'abord rassemblées dans un panier PiXML qui doit être validé pour être transmis à l'application de gestion de BTA (Bordereaux de Traitement Aller) NUML-003. Dans le bandeau supérieur de PiXML l'icône en forme de panier permet d’afficher le contenu du panier en cours, c’est-à-dire l’ensemble des sélections de numérisation réalisées par l'agent depuis la dernière transmission (lié au profil).

Il est encore possible, à ce stade, d’annuler certaines sélections en cliquant sur la croix orange à gauche de chaque ligne, ou de vider le panier en cliquant sur le bouton Supprimer tout.
Le bouton Envoyer à NUML-003 passe l’ensemble des sélections PiXML à l’état « envoyé ».

Les composants auxquels elles sont attachées sont alors verrouillés pour empêcher leur suppression : il reste possible d’éditer individuellement le contenu EAD de chaque composant, mais certaines fonctions de modification ne sont plus accessibles (modification du plan de classement, édition intégrale de l'IR ou de la branche EAD, y compris en externe). Il est également impossible de créer une nouvelle sélection de numérisation à la même cote (même composant et même support), tant que la première n’est pas livrée.

Le panier validé dans PiXML est transmis à l’application NUML-003 après quelques minutes. Celle-ci forme une extraction dont le nom reprend le matricule de l’agent ayant fait la sélection PiXML. Il est également possible de la retrouver en cherchant l’une des cotes qu’elle contient.

Chaque cote de cette extraction peut ensuite être envoyée vers un panier (NUML-003) et configurée en vue de l’émission d’un BTA. Se reporter au guide utilisateur de l’application NUML-003 (BnF-ADM-2009-067618-03).

4.     Suivre l’avancement de la numérisation

4.1.  Dans les informations de chaque IR

Une fois la sélection effectuée, l'écran d'informations sur l'IR de PiXML s'enrichit d'un nouvel affichage intitulé « Sélections pour numérisation NUML-003» ou « Sélections pour ESCO », suivant le cas. Le contenu de ces deux blocs est identique et contient un aperçu de chaque sélection : cote, identifiant du composant, auteur de la sélection, identifiant de la sélection, état, suppression de la sélection, date de sélection, date de retour du <dao>, droits et informations complémentaires (notamment indication du ou des code(s) projet associé(s) au moment de la sélection). Des boutons de tri sont proposés sur les colonnes « Cote », « Id composant » et « Etat ».

Les valeurs possibles pour « Etat » sont :

• dans NUML-003 : « sélectionné », « envoyé  », « traité », « supprimé » ;
• dans ESCO : « in progress », « digitalized », « supprimé » (l'étape de validation du panier n'existant pas dans ESCO, la ligne apparaît à l'état  « in progress » dès la sélection).

Lorsque la numérisation est achevée, PiXML reçoit les ARK et insère automatiquement les éléments <dao> dans les composants EAD. Un nouveau bloc s'insère alors entre les informations principales sur l'IR et le bloc de suivi de la sélection. Ce nouveau bloc s'intitule « Daos ». Il contient les informations élémentaires pour chaque document numérique : identifiant composant, Href (URL Gallica), Restriction droits et Code(s) projet. Les identifiants composant et les Href sont cliquables.

Il est possible d’exporter chacun de ces tableaux au format CSV en cliquant sur le bouton à droite de l’en-tête. Les chevrons permettent de replier ou déplier les listes.

Attention : des sélections réalisées à la même date ne seront pas automatiquement livrées en même temps. Pour suivre l'état d'avancement du traitement et programmer la publication des documents dans Gallica, il peut être utile de comparer les deux blocs, à l’aide notamment des identifiants composants, de l'état et de la date de retour (date d'insertion du <dao>).

Attention : une fois les documents livrés, les lignes de sélection ne sont pas mises à jour en cas de modification a posteriori des <dao> (ajout d'un code projet par exemple). Le bloc « Daos » en revanche est mis à jour systématiquement à chaque modification de l'IR.

4.2.  Grâce aux listes d’administration

PiXML produit des listes de composants sélectionnés pour numérisation selon leur état. L’accès à ces listes se fait à l’aide des icônes de numérisation, en haut de l’écran :

• sélections ESCO (ES) ;
• paniers pour NUML-003 en cours de constitution (C) ;
• sélections envoyées à NUML-003 (E) ;
• documents numérisés (N).

Par défaut, chaque liste est segmentée en pages de 100 lignes. Il est cependant possible d’afficher l’ensemble en cliquant sur le bouton « HTML », ou de télécharger les données en cliquant sur le bouton « CSV ». Il est également possible de modifier l’ordre d’affichage, en cliquant sur les en-têtes de chaque colonne.

Attention : cet affichage liste les sélections de numérisation. Il ne prend pas en compte les insertions ou déplacements de <dao> réalisés manuellement en EAD.

4.3.  Modification des sélections de numérisation en cours de traitement

Une fois sélectionné pour numérisation, chaque support d’un composant donné (original ou matrice de substitution) est « verrouillé » jusqu’à la livraison du document numérique (ou la suppression de la sélection). Il n’est alors pas possible de le sélectionner de nouveau pour numérisation, et certaines fonctionnalités d’édition sont bloquées pour empêcher la suppression du composant.

Il reste possible de modifier les informations données au moment de la sélection (droits d’accès, codes projet, mention de mécénat, etc.), à condition d’avoir réalisé soi-même la sélection. Cette édition est possible dès la sélection et jusqu'à l'insertion du <dao>. Recourir à la fonction d’édition des données complémentaires de numérisation représentée par un panier avec crayon dans les icônes de numérisation.

La liste qui s’affiche contient l’ensemble des sélections réalisées par l’agent qu'elles soient à l’état « en cours » (avant validation du panier) ou « envoyé ». Il est possible de la trier par EADID, titre de l’IR, cote, état du panier ou date de sélection. Les données saisies pour la numérisation sont affichées dans les colonnes de droite et il est possible de les modifier en cliquant sur le crayon.

Une fois le document numérique livré, la demande passe à l’état « traité » et il n’est plus possible de la modifier. Le composant n’est plus bloqué et il est possible d’éditer les données de numérisation directement en EAD, et, le cas échéant, de sélectionner de nouveau la même cote pour une nouvelle numérisation.

4.4.  Suppression d’une sélection de numérisation en cours de traitement

Il peut arriver qu’un document envoyé en numérisation ne puisse finalement pas être traité (ou ait été sélectionné par erreur). PiXML ne reçoit pas automatiquement les bordereaux de rejet adressés par les ateliers : le cas échéant, il faut donc supprimer manuellement les sélections concernées pour déverrouiller les composants correspondants. Cette manipulation est possible depuis la page d’information sur l’IR, en cochant la ou les sélections à supprimer puis en cliquant sur le bouton Supprimer.

Il est également possible de supprimer un ensemble de sélections à partir d’une liste CSV précisant la cote ET l’identifiant de sélection.

Après ces manipulations, la sélection apparaît à l’état « supprimé (+ date de suppression + matricule de l’ayant ayant procédé à la suppression) » dans la page d’informations de l’IR.

Attention : un document numérique livré sur une sélection supprimée provoque une erreur et aucun <dao> n’est inséré. Il faut donc bien s’assurer qu’aucune livraison n’aura lieu avant de supprimer des sélections.

5.     Récupérer les <dao> et publier des IR

5.1.  Insertion automatique des <dao> au retour de numérisation

Au retour de numérisation PiXML insère automatiquement les éléments EAD nécessaires au signalement de la version numérisée du document. Il récupère pour cela les données saisies dans la sélection. Deux éléments EAD sont employés :

• l'élément <altformavail type="num"> contenant un <p> indiquant l'existence d'une version numérisée ;
• l'élément <dao> contenant en attribut HREF l'URL du document numérisé dans Gallica et en attribut ROLE le code correspondant aux droits d'accès sélectionnés dans le panier de numérisation. Au sein de cet élément <dao>, un sous-élément <daodesc> contenant :
  • un premier <p> indiquant la source de la numérisation (document original ou de substitution), ainsi que la cote du document reproduit ;
  • un second <p> indiquant, en clair, les droits d'accès associés au document numérisé ;
  • autant de <p> que de champs facultatifs remplis (codes projet, mentions de mécénat, etc.).

Cas particulier : il peut arriver que des ARK surnuméraires soient livrés par les applications NUML-003 ou ESCO lorsque la granularité de la description ou de la sélection n'est pas assez fine et ne correspond pas à la granularité de la numérisation. C'est le cas par exemple lorsqu'on numérise des documents à la pièce alors que la description et/ou la sélection est faite au niveau de la boîte. Dans ce cas PiXML insère le premier ARK dans le composant visé par la sélection, et rejette les ARK suivants. Ces ARK sont signalés à l'agent auteur de la sélection par le DSI, pour être insérés manuellement dans PiXML. Dans ce cas il convient de se reposer la question de la granularité de la description et de l'intelligibilité de l'accès aux documents numériques si plusieurs <dao> sont insérés dans le même composant. Il est fortement recommandé dans ce cas de figure de créer les sous-composants nécessaires pour décrire chaque document numérisé, et d'y répartir les <dao>.

5.2.  Insertion (ou modification) manuelle des <dao>

Pour insérer manuellement des <dao> respecter les règles de saisie suivantes :

• faire précéder chaque <dao> d'un élément <altformavail type="num"> ;
• insérer l'élément <dao> en renseignant avec soin les attributs ROLE (correspond à restriction droits) et HREF (il s'agit de l'URL Gallica). Vérifier notamment que les valeurs de ROLE et de HREF sont cohérentes. Si une restriction de droits s'applique alors l'URL saisie en HREF commence par « http://gallicaintramuros.bnf.fr/ark:/12148/… » et le ROLE comportera une des trois valeurs suivantes : bnf, rdj, pro (à choisir dans une liste déroulante). Si le document est consultable sans restriction dans Gallica, l'URL saisie en HREF commence par « http://gallica.bnf.fr/ark:/12148/… » et l'attribut ROLE est laissé vide ;
• insérer le sous-élément <daodesc> avec les <p> nécessaires, en respectant l'ordre de saisie suivant.

1/ Mention de la source de la numérisation et de la cote du document reproduit (obligatoire). Deux valeurs sont possibles. La mention est suivie de la cote du document reproduit et se termine par un point final.

2/ Mention en clair des droits d'accès au document numérisé (en fonction de la valeur de ROLE).

3/ Mention(s) de code(s) projet (un <p> par mention). Pour signaler un code projet, employer impérativement la fonctionnalité Num de Xeditor afin d'éviter toute erreur de saisie qui rendrait le code projet inopérant dans Gallica.

Choisir un ou plusieurs code(s) projet dans la liste et valider la saisie en cliquant sur « Insérer le/les code(s) projet ». Le code projet est inséré automatiquement par PiXML dans un <p> dont l'audience est interne (n'apparaît pas dans BnF archives et manuscrits, mais seulement dans Gallica). Pour créer un nouveau code projet, contacter le département des Métadonnées (voir la fiche Codes projets : procédure de demande).

4/ Mention(s) de mécénat (un <p> par mention). Pour saisir une mention de mécénat de façon satisfaisante, se servir également de la fonctionnalité Num et saisir la mention souhaitée dans le cadre prévu à cet effet. Il est possible de cocher la case « Interne ? » pour masquer la mention à l'affichage dans BnF archives et manuscrits. La mention sera alors prise en compte uniquement dans Gallica. Plusieurs mentions de mécénat sont applicables dans BnF archives et manuscrits :

Si ces conditions ne sont pas respectées, la mention de mécénat ne sera pas prise en compte correctement dans Gallica (notamment le paramétrage du renvoi vers la page de présentation du mécénat/du mécène).

5/ Numérisation en 3D : reporter la mention exacte « Numérisé en 3D ».

6/ Autres informations (un <p> par mention) : toutes informations permettant d'apporter des précisions sur l'objet numérisé ou sur la numérisation. Chaque information est saisie dans un <p> distinct.

Attention : l’élément <dao> est réservé au lien entre notice BnF Archives et Manuscrit et document numérique de Gallica. Il ne peut y avoir qu'un et un seul élément <dao> pour créer un lien vers un même document numérisé. L'élément <dao> est saisi dans la notice considérée comme étant la notice de référence décrivant le document. S’il est nécessaire de signaler plusieurs fois le même document numérisé à l'intérieur d'un même IR ou dans des instruments de recherche différents, ou pour signaler une numérisation hébergée sur un autre site, utiliser l’élément <extref> pour les liens supplémentaires. L'élément <extref> est saisi directement dans l'élément <altformavail type="num">.

5.3.  Publication des IR et indexation des <dao> dans Gallica

Les documents numériques livrés et insérés sous forme de <dao> ne sont indexés dans Gallica qu’une fois (re)publié l’IR auquel ils sont associés.

Il est possible de réaliser cette publication manuellement :

• depuis la page d’informations de l’IR concerné (bouton Publier).

• en sélectionnant l’ensemble des IR à republier dans le mode navigation (fonction Sélectionner Irs pour publication dans le bandeau supérieur).

Il est également possible de fournir à PIXML une liste d’identifiants d’instruments de recherche à publier (fonction Publication par liste dans le bandeau supérieur). Attention, la liste produite contiendra impérativement contenir les identifiants PiXML des IR ou leur EADID, tels qu’ils apparaissent dans les pages d’information de chaque IR. Il n’est pas possible d’utiliser une simple liste de cotes. L’EADID apparaît également dans les listes de sélections de PiXML (voir section 3.2 ci-dessus) ainsi que dans les BTA de NUML-003 (il faut dans ce cas bien distinguer EADID et identifiant du composant).

Dans le cas de flux importants, l’outil de pilotage du système d’information SIPIL (http://sipil.bnf.fr) permet de produire, à intervalles réguliers, la liste des documents numériques en attente de publication et l’identifiant de l’IR auquel ils sont liés.
L’entrepôt SIPIL-NUM agrège et permet de croiser différents indicateurs propres aux demandes de numérisation, aux documents numériques produits et à leurs livraisons successives. Pour chaque demande réalisée à partir de PiXML, les attributs « Dem – PiXML sélection ireadid » et « Dem – PiXML sélection irsysid » sont renseignés. Malheureusement, ils n’apparaissent pas dans le rapport RS-NUM-110 produit par le DSI. Il est donc nécessaire de recourir à une requête personnalisée pour extraire les attributs relatifs aux demandes de numérisation associés à un document numérique absent de Gallica Intramuros (donc de Gallica) bien que la dernière livraison soit valide (décision d’admission). De telles requêtes sont notamment employées par le département des Manuscrits et peuvent faire l’objet de modèle pour d’autres contextes (département, prestation de numérisation, projet spécifique…).

On affichera de préférence ces listes au format CSV pour pouvoir facilement les fournir à PiXML (volet « Exécuter en tant que » accessible depuis les points de suspension accolés à chaque requête sur la page d’accueil SIPIL, ou menu « Exécution d’un rapport » d’IBM Cognos Query Studio).

6.     Modifier ou retirer une numérisation Gallica depuis PiXML

6.1.  Mise à jour des notices

Les documents numériques indexés dans Gallica sont accompagnés d’une notice simplifiée, encodée au format Dublin Core et accessible sur l’entrepôt OAI-NUM de la BnF (plus d’information sur le site de la BnF). Cette notice est affichée, notamment, dans le volet « En savoir plus » de Gallica.
Lorsque l’original est décrit dans le catalogue BnF archives et manuscrits, les informations de la notice OAI-NUM sont extraites de l’IR dans lequel se trouve l’élément <dao> correspondant.
Une modification des données bibliographiques est prise en compte lors de l’indexation hebdomadaire de Gallica qui suit la publication de l’IR. Habituellement, une republication réalisée avant le vendredi soir est prise en compte le lundi suivant.

Les informations propres au document numérique, encodées dans l’élément <dao> (voir section 4.1 ci-dessus) peuvent être modifiées de la même façon. Le changement de périmètre d’affichage dans Gallica IntraMuros et Gallica, en particulier, sera encodé manuellement en EAD : il n’est pas possible d’utiliser l’Outil de Publication des Documents Numériques (OPDN) comme pour les documents issus de BnF catalogue général. Prendre soin de relire attentivement les <dao> modifiés avant la publication pour éviter toute incohérence, notamment entre les attributs HREF, ROLE et la description littérale des droits d’accès en <daodesc>.

Rappelons que les instruments de recherche sont toujours publiés intégralement, et que cela entraîne également (et en premier lieu) la mise à jour de BnF archives et manuscrits. Lors de modifications réalisées principalement en vue de la mise à jour de Gallica, il est important de vérifier que les instruments de recherches concernés ne sont pas en cours de traitement par d’autres catalogueurs.

Par ailleurs, OPDN permet d’ajouter des commentaires spécifiques à certaines images du document numérique (images manquantes, floues, etc.). Ces commentaires ne sont pas liés à l’IR ; leur affichage est déclenché directement dans OPDN et ne nécessite pas de republication dans PiXML.

6.2.  Transfert d’un document numérique d’une notice à l’autre

Il peut arriver que le composant sélectionné lors de l’envoi en numérisation ne corresponde plus à la notice de référence devant être associée au document numérique, par exemple si l’original numérisé ne correspondait pas à la cote prévue, ou lorsqu’un nouvel IR est produit en remplacement d’une notice plus ancienne.

Il est alors nécessaire de déplacer les éléments <altformavail type="num"> et <dao> de l’ancien composant vers le nouveau.

Attention : dans tous les cas, un même document numérique ne doit faire l’objet que d’un seul <dao> dans un IR publié OU d’une seule PEXNUM (BnF catalogue général). S’assurer de ne jamais créer de doublons.

Lors du transfert d’un IR à un autre (ou d’un catalogue à l’autre), les informations bibliographiques sont mises à jour dans l’entrepôt OAI-NUM, mais la modification n’est pas enregistrée dans SPAR. Pour des raisons de sauvegarde pérenne, il est donc important de signaler explicitement dans l’ancien IR les références du nouvel IR. Utiliser la balise EAD <revisiondesc> (dans la section <eadheader> consacrée aux métadonnées de l’IR).

Il est par ailleurs conseillé de conserver un registre de ces modifications, dans la perspective d’une possible mise à jour rétrospective de SPAR. Il est possible de se servir du document centralisé au département des Métadonnées BnF-ADM-2022-040474-01.

Quatre principaux cas sont possibles :

• Pour déplacer le document numérique d’un composant à l’autre du même IR : se servir du mode source de XEditor (ou l’édition externe) pour couper-coller les balises <altformavail> et <dao>. La republication de l’IR permet la mise à jour des notices OAI-NUM (lors de l’indexation suivante).
• Pour déplacer le document numérique d’un IR à l’autre : signaler la modification en <revisiondesc> dans l’ancien IR, en retirant <altformavail> et <dao> après les avoir copiés dans un éditeur (tel que le bloc-notes Windows). Insèrer ceux-ci dans le nouvel IR, éventuellement en signalant la modification en <revisiondesc>. Après relecture, republier les deux instruments de recherche.
• Pour déplacer le document numérique d’un IR à une notice de BnF catalogue général : signaler la modification en <revisiondesc> dans l’ancien IR, en retirant <altformavail> et <dao> après les avoir copiés dans un éditeur (tel que le bloc-notes Windows). Exploiter ces informations pour créer une partie d’exemplaire numérisé et une unité de conservation dans le système d’information (en cas de doute, se rapprocher du département de la Conservation). L’ancien IR doit être republié dès ces opérations achevées.
• Pour déplacer le document numérique d’une notice de BnF catalogue général à un IR de BnF archives et manuscrits : vérifier l’ensemble des informations nécessaires (URL, cote reproduite, droits d’accès…) avant de supprimer la PEX et l’UC du système d’information. Insère ensuite les balises <altformavail> et <dao> dans le composant souhaité (voir section 4.1 ci-dessus). Le cas échéant, il est possible de signaler la modification en <revisiondesc> avant de publier l’IR.

6.3.  Retrait d’un document numérique

De façon exceptionnelle, il peut s’avérer nécessaire de désindexer de Gallica un document numérique, par exemple pour remplacer une numérisation défectueuse.
Actuellement, OPDN ne permet pas cette opération pour les numérisations liées à BnF archives et manuscrits, mais elle peut être réalisée directement dans PiXML.

Attention : la dépublication d’un IR dans PiXML provoque la désindexation de l’ensemble des documents numériques qui lui sont liés.

Attention : la dépublication d’un IR entraîne également (et en premier lieu) son retrait de BnF archives et manuscrits. Lorsqu’elle est réalisée uniquement pour mettre à jour Gallica, elle doit donc être suivie d’une republication (après suppression des balises <altformavail> et <dao> ciblées, de façon à ne pas les indexer de nouveau).

Dans le cas d’IR liés à de nombreux documents numériques, ou dont la dépublication temporaire est préjudiciable, préférer déplacer d’abord le document numérique ciblé vers un IR temporaire qu’il sera possible de dépublier sans gêne.

De même que le transfert d’un IR à un autre, la désindexation n’est pas enregistrée dans SPAR. Il est donc nécessaire de la documenter dans le dernier IR lié sous la forme d’une balise <revisiondesc>.

Il est également recommandé de conserver un registre des documents numériques désindexés et de leurs éventuels documents de substitution, dans la perspective d’une possible prise en charge de la redirection par SPAR et Gallica. Pour cela, il est possible de compléter le document centralisé au département des Métadonnées BnF-ADM-2022-040474-01.