Créer des dossiers et des instruments de recherche

1. Créer ou modifier un dossier
2. Déplacer un dossier
3. Créer un instrument de recherche
4. Déplacer un instrument de recherche

Le mode navigation de PiXML permet d’intervenir directement sur l’arborescence pour créer, modifier ou déplacer des dossiers et des instruments de recherche.

1.       Créer ou modifier un dossier

Il est possible de créer un nouveau dossier en positionnant le curseur au niveau pertinent de l’arborescence, puis en faisant un clic droit et en sélectionnant « Créer un dossier » dans le menu déroulant qui s’affiche.

Il est ensuite possible de renseigner le nom, la description et le résumé du nouveau dossier dans la fenêtre qui s’affiche avant d’enregistrer.

Le nom et le résumé du dossier s’affichent dans le catalogue BnF Archives et Manuscrits (mode « Explorer les collections »). La description du dossier est une information interne à PiXML.

Ces informations peuvent ensuite être modifiées à tout moment en cliquant sur un dossier existant, puis sur le bouton Editer de la page d’information.

Il n’est pas nécessaire de publier un dossier. Tout nouveau dossier est affiché dans BnF Archives et Manuscrits à partir du moment où il contient au moins un instrument de recherche publié. Il n’est affiché dans Mandragore que sur intervention du département des Systèmes d’information.

2.       Déplacer un dossier

Par défaut, le nouveau dossier vient se positionner à la suite des dossiers déjà présents dans l’arborescence. Pour modifier la position d’un dossier, il faut passer en « Mode déplacement des dossiers » en cliquant sur le bouton Déplacer dossiers (actif avec les habilitations administrateur), situé à côté du « Mode navigation ». Ensuite, sélectionner le dossier à déplacer, le faire glisser jusqu’à l’emplacement désiré, puis cliquer sur Retour pour finaliser l’opération de déplacement.

La modification est visible dès le lendemain dans BnF Archives et Manuscrits (à condition que le dossier déplacé contienne au moins un instrument de recherche publié).

3.       Créer un instrument de recherche

Pour créer un instrument de recherche, il est nécessaire de positionner le curseur dans le dossier pertinent, puis de faire un clic droit pour afficher le menu déroulant et de sélectionner « Créer un IR ».

Une nouvelle fenêtre permet alors d’attribuer un « Titre propre » (<titleproper>) à l’instrument de recherche ainsi que de choisir un modèle pour la rédaction, selon le département et la nature de l’IR. Le bouton Enregistrer permet de valider la création.

Les profils administrateur ont également la possibilité d’« Importer un IR » à partir d’un fichier XML conforme à la DTD EAD. Dans ce cas, l’identifiant EADID du fichier est remplacé par un nouvel identifiant attribué automatiquement par PiXML. Cette fonctionnalité peut notamment être utilisée pour dupliquer un instrument de recherche existant (préalablement exporté sous forme de fichier XML). Elle est réservée aux utilisateurs experts ; en cas de doute, il est recommandé de se rapprocher du coordinateur de proximité de son département. On peut également se reporter à la fiche Utiliser un éditeur externe.

Les nouveaux instruments de recherche restent invisibles dans BnF Archives et Manuscrits et dans Mandragore jusqu’à ce qu’ils y soient publiés. On se reportera à la fiche Contrôler les bonnes pratiques et publier un instrument de recherche.

4.       Déplacer un instrument de recherche

Par défaut, le nouvel IR est créé à la suite des éléments déjà présents dans le dossier. Pour modifier la position de l’IR à l’intérieur du dossier, il faut faire glisser son icône jusqu’à l’emplacement désiré (une petite flèche bleue s’affiche à côté de l’icône pour signaler le nouvel emplacement).

Attention : les instruments de recherche apparaissent dans BnF Archives et Manuscrits dans le même ordre que dans PiXML. Une modification est effective le lendemain même sans republication des instruments de recherche concernés.