Consultation, création, modification, suppression d'une entité

1. Écran de catalogage d’une entité
1.1. Menu de gauche
1.2. Éditeur
1.3. Aide au catalogage
2. Menu contextuel des entités
3. Créer une nouvelle entité
3.1. Avec ou sans modèle
3.2. Créer par copie
4. Mettre à jour une entité existante
5. Sauvegarder une entité
6. Faire des liens entre entités
7. Remplacer une entité
8. Supprimer une entité
9. Ajouter une entité aux favoris

Cette fiche décrit les opérations disponibles sur les entités dans Noemi : consultation, création, modification, suppression, remplacement. Ces opérations sont conditionnées par les habilitations de l’utilisateur. Elle explique pas à pas les étapes pour créer une nouvelle entité, modifier une entité existante, supprimer ou remplacer une entité. Ces opérations sont accessibles en fonction des habilitations de l’utilisateur (voir la fiche Gestion des habilitations dans Noemi).

1.       Écran de catalogage d’une entité

L’écran de catalogage d’une entité est composé d’un menu d’action à gauche et d’un éditeur de l’entité au centre et d’onglets d’aide à droite. Pour l’éditeur, il y a deux modes possibles, un mode Écriture et un mode Lecture.

1.1.      Menu de gauche

En mode Lecture, le menu de gauche est réduit.

Le bouton Modifier permet de basculer en mode Écriture. Le menu de gauche se présente alors comme suit.

Libérer : permet de quitter le mode Écriture de l’entité et de repasser en mode Lecture. Pour plus d’informations, se référer à la fiche Statut, édition et validation des entités.

Appliquer un modèle : permet d’afficher la liste des modèles. L’utilisateur pourra choisir un modèle et l’appliquer à l’entité en cours de catalogage. 

Contrôler : permet d’effectuer des contrôles sur l’entité et signaler si des erreurs ont été rencontrées.

Mettre en attente : ce bouton est à utiliser dans le cas où la saisie de l’entité n’a pas été finalisée, et que l’utilisateur souhaite enregistrer les modifications, pour la compléter plus tard. Les contrôles ne sont pas appliqués et l’entité est enregistrée dans un état intermédiaire.

Valider : une fois la saisie finalisée, l’utilisateur peut cliquer sur Valider pour enregistrer l’entité. Un certain nombre de contrôles est appliqué. Si une erreur est repérée, elle est signalée dans l’onglet Rapport d’erreur à droite de l’écran de catalogage. Pour plus de d’informations, se référer à la fiche Statut, édition et validation des entités.

Créer par copie : permet de créer une nouvelle entité, en copiant le contenu de l’entité affichée (certaines zones, notamment les identifiants, ne sont pas copiées ; voir § 3.2).

Caractères spéciaux : permet d’afficher un clavier de caractères spéciaux. Placer le curseur dans l’éditeur à l’endroit souhaité pour l’insertion du caractère spécial, ensuite cliquer sur le caractère spécial dans la barre affichée ; le caractère est alors inséré dans l’éditeur. Pour plus d’informations, se référer à la fiche Caractères non latins et fonctionnalités de translittération.

Translittérer : permet de faire les deux actions suivantes : pré-générer les zones à translittérer, et effectuer la translittération automatique pour l’alphabet où c’est possible. Voir la fiche Caractères non latins et fonctionnalités de translittération. Cette fonctionnalité ne fait pas l’objet d’une habilitation, mais ne doit être utilisée que par les personnes autorisées.

1.2.      Éditeur

En mode Lecture, l’entité se présente comme suit.

En mode Écriture, la saisie est possible et l’entité est verrouillée par l’utilisateur (les autres utilisateurs peuvent la visualiser mais pas la modifier). Le fond de l’éditeur Intermarc devient blanc. Pour plus de précisions sur le fonctionnement de l’éditeur Intermarc en mode Écriture, voir la fiche Saisie des informations en modification dans Noemi.

1.3.      Aide au catalogage

Des icônes à droite de l’écran permettent d’accéder à des fonctionnalités d’aide au catalogage.

Légende

1.3.1.    Recherche

Permet d’effectuer une recherche et d’en afficher les résultats. Un masque de saisie est présent ainsi que la liste des critères de recherche. Pour utiliser un critère, faire un double clic sur une valeur dans la liste. Les entités qui s’affichent dans la liste des résultats peuvent être pliées/dépliées et un menu contextuel permet d’effectuer des actions sur les entités.

Légende

En bas de la liste de résultats se trouvent deux boutons Plus de résultats et Créer une nouvelle entité. Ce dernier permet de lancer la création d’une nouvelle entité dans un pop-up sans quitter l’écran de catalogage en modification, ce qui est utile dans le cas où l’entité recherchée n’existe pas.

1.3.2.    Entités favorites

Permet d’afficher la liste des entités favorites de l’utilisateur. Les entités de la liste peuvent être pliées/dépliées. La barre de défilement sur le côté droit permet la visualisation de toute la liste. Une fois l’entité dépliée, le menu contextuel permet d’effectuer des actions sur celle-ci

1.3.3.    Rapport d’erreur

Cet onglet est dédié à l’affichage des messages d’erreurs rencontrées lors du contrôle ou l’enregistrement de l’entité.

Légende

1.3.4.    Affichage des imagettes

Permet d’afficher les imagettes rattachées au document.

 1.3.5.    Aide à la saisie

Permet d’afficher une aide à la saisie pour certaines zones. Elle concerne les zones 150, 201 et 203. Cette aide est actionnée via la touche F7 dans l’éditeur Intermarc-NG. Pour plus d’informations sur l’aide à la saisie, se référer à la fiche Aide à la saisie, reports de données.

1.3.6.    Entités en lien

Cet onglet s’active après avoir effectué un double-clic sur une zone de lien dans une entité. L’entité en lien s’affiche alors sur la zone de droite. Aucune entité n’est affichée s’il n’y a pas eu préalablement de double-clic sur une zone de lien.

1.3.7.    Aide Kitcat

Placer le curseur sur une zone ou sous-zone, ensuite appuyer sur F1. Les caractéristiques des zones et des sous-zones Intermarc-NG publiées dans Kitcat s’affichent alors dans cet onglet. Pour plus d’informations, se référer à la fiche Saisie des informations en modification dans Noemi.

Dans le bandeau de recherche de cet onglet, il est également possible de lancer une recherche dans dans Kitcat. Le résultat s’affiche dans un nouvel onglet du navigateur.

1.3.8.    Boutons d’actions sur la taille des onglets

Les boutons en bas à droite de l’écran permettent de modifier la taille des onglets d’aide au catalogage.

Légende

2.       Menu contextuel des entités

En haut à droite des entités, un menu contextuel permet des actions sur les entités. Ce menu est accessible depuis une entité dépliée à partir de différents écrans de l’application (Recherche avancée, onglets d’aide au catalogage, écran de catalogage, …). En écran de catalogage, voici le menu contextuel de l’entité.

3.       Créer une nouvelle entité

3.1.  Avec ou sans modèle

Afin de créer une nouvelle entité, cliquer sur le menu Catalogage en haut, puis dans la liste qui s’ouvre, choisir « Créer une entité ».

Un pop-up s’ouvre, divisé en 3 colonnes. De gauche à droite :

• type de l'entité ;
• modèles correspondants ;
• aperçu.

Dans la colonne de droite, cliquer sur l’entité que vous voulez créer ; les modèles existants s’affichent dans la colonne du milieu. Il est alors possible de :

• créer une entité sans modèle en cliquant directement sur Choisir ;
• sélectionner un des modèles dans la colonne du milieu, puis cliquer sur Choisir.

L’aperçu s’actualise à chaque fois pour aider à sélectionner le modèle pertinent.

On est redirigé vers l’écran de catalogage et une entité est initialisée selon le choix de l’utilisateur.

Sans modèle

Avec modèle

Compléter l’entité dans l’éditeur en modifiant le contenu existant et/ou en ajoutant de nouvelles zones ou sous-zones. La sauvegarde des modifications est décrite au § 5.

3.2.  Créer par copie

On a la possibilité de créer une nouvelle entité en copiant une entité existante avec la fonctionnalité « Créer par copie ». Celle-ci est présente sur plusieurs écrans de l’application (écran de catalogage, recherche...). Depuis l’écran de catalogage, cliquer sur Créer par copie dans le menu de gauche.

Une nouvelle entité en mode Écriture est initialisée avec le contenu de l’entité précédente (certaines zones ne sont pas copiées comme par exemple les zones des identifiants).

4.       Mettre à jour une entité existante

Pour modifier les zones/sous-zones d’une entité existante, afficher celle-ci dans l’écran de catalogage. Par défaut, elle est affichée en mode Lecture. Pour la mettre à jour, cliquer sur le bouton Modifier depuis le menu de gauche de l’écran.

5.     Sauvegarder une entité

Pour sauvegarder les modifications sur l’entité, se référer à la fiche Statut, édition et validation des entités.

6.       Faire des liens entre entités

• Mémoriser : voir la fiche Saisie des informations en modification dans Noemi ;
• recherche F6 pour se lier :
  • chercher une entité et s’y lier, voir la fiche Saisie des informations en modification dans Noemi ;
  • créer une nouvelle entité. Si l’entité cherchée n’existe pas dans la base, on a la possibilité d’en créer une nouvelle, sans interrompre la recherche. En bas de la liste des résultats de recherche du bandeau de droite, un bouton Créer une nouvelle entité est présent.

7.       Remplacer une entité

Pour remplacer une entité par une autre, mémoriser l’entité remplaçante, afficher l’entité à remplacer puis aller dans son menu contextuel et cliquer sur Remplacer.

L’écran de remplacement ci-dessous apparaît, les deux entités sont affichées avec deux mentions Entité remplacée et Entité conservée ainsi que deux boutons Valider le remplacement et Annuler le remplacement. Un autre bouton en forme de flèche (voir capture d’écran ci-dessous), permet de permuter les deux entités si on a changé d’avis sur l’entité à conserver

Après remplacement :

• l’identifiant de l’entité remplacée est reporté dans l’entité conservée, en zone 90F ;
• si une 901 est présente dans l’entité remplacée, alors elle est transformée en une 90F et mise en première position des 90F dans l’entité conservée ;
• les zones 907, 909 et 90F sont reportées également dans l’entité conservée ;
• et enfin, les entités qui pointaient vers l’entité remplacée, vont pointer vers l’entité conservée.

À noter :

• en cliquant sur l’option Remplacer sans avoir mémoriser d’entité, un message apparaît pour le signaler ;
• si les deux entités ne sont pas du même type, le remplacement est impossible. Un message d’erreur s’affiche pour le signaler.

8.       Supprimer une entité

Pour supprimer une entité, afficher d’abord cette entité dans l’écran de catalogage, puis dans son menu contextuel, cliquer sur Supprimer l’entité. Des contrôles sont effectués pour vérifier qu’aucune autre entité n’a de liens pointant vers l’entité à supprimer, auquel cas la suppression est impossible. Quand la suppression est possible, un pop-up apparaît pour demander à l’utilisateur de confirmer son choix, ensuite l’entité est supprimée. Une entité supprimée n’est plus accessible dans Noemi. Lorsque cela est possible, le remplacement doit être préféré à la suppression

9.     Ajouter une entité aux favoris

Il est possible de mettre des entités en favoris pour pouvoir y accéder plus rapidement. C’est possible via la fonctionnalité Ajouter aux favoris présente dans le menu contextuel d’une entité (écran de résultats de la recherche avancée, éditeur Intermarc-NG, liste de résultats de recherche du bandeau de droite de l’écran de catalogage). Les entités favorites sont visibles dans l’écran d’Accueil, ou dans le menu Mon espace > Entités favorites, ainsi que dans l’écran de catalogage.