Aide à la saisie, reports de données

1. Zones générées par l’outil
2. Report de données
2.1. Les sous-zones 051 $a (OEM) et 015 $c (O)
2.2. Sous-zones de l’Expression représentative d’une Œuvre
3. Aide à la saisie

Cette fiche présente les différents mécanismes de génération automatique de données ainsi que des fonctionnalités d’aide à la saisie.

1.     Zones générées par l’outil

À l’enregistrement d’une entité ou d’un arbre, l’outil génère un certain nombre de zones qui ne sont donc pas à saisir par l’utilisateur et qui, pour certaines, ne doivent pas être modifiées :

• catalogage « entité » : génération automatique de la zone 001 pour attribution de l’ARK.
• catalogage « arbre » :
  • génération automatique de la zone 001 pour attribution de l’ARK pour chaque entité ;
  • génération automatique des zones de relation fondamentale, zones qui permettent de lier entre elles les entités de l’arbre
    • 750 $3 : lien entre chaque Expression et son Œuvre ;
    • 740 $3 : lien entre la Manifestation et les Expressions ;
    • 730 $3 : lien entre l’Item et la Manifestation ;
    • 540 $3 : lien entre une Expression d’agrégation et les Expressions individuelles.

2.     Report de données

Dans l’écran de catalogage arbre OEMI, la fonctionnalité Report de données, accessible dans le menu gauche de l’écran, permet de compléter des sous-zones de l’Œuvre et de l’Expression de manière automatisée, à partir de certaines données déjà saisies par le catalogueur.

Elle concerne aujourd’hui trois types de données :

• la sous-zone 051 $a type de contenu ;
• la sous-zone 015 $c catégorie de l’Œuvre ;
• les zones et sous-zones relatives aux attributs de l'Expression représentative : 040, 041, 047, 056, 048, 054, 055, 072, 073, 075.

2.1.  Les sous-zones 051 $a (OEM) et 015 $c (O)
 

Une fois la sous-zone 051 $a saisie dans la Manifestation, le bouton Report de données va compléter :

• la sous-zone 051 $a de l’Expression et de l’Œuvre ;
• la sous-zone 015 $c de l’Œuvre.

Un pop-up s’ouvre qui permet de choisir le type de report souhaité.

Les sous-zones 051 $a et 015 $c sont générées dans les niveaux Œuvre et Expression et sont complétées avec les bonnes valeurs.

Attention : la fonctionnalité est opérationnelle uniquement si une seule sous-zone 051 $a est saisie dans la Manifestation. Elle n’est pas opérante dans le cas où la Manifestation contient deux sous-zones 051 $a (c’est le cas des Œuvres mixtes, par exemple un multimédia-multisupport ou dans le cas d’augmentations comme des illustrations).

À savoir :

• le catalogueur a toujours le choix d’utiliser la fonctionnalité ou de saisir manuellement les données ;
• toutes les données complétées grâce à la fonctionnalité « Report de données » peuvent ensuite être modifiées manuellement par le catalogueur ;
• dans le cas de pré-notices (« pré-arbres » issus des flux DAE, dérivation, etc.), les données éventuellement présentes dans les sous-zones 051 $a et 015 $c des pré-entités seront écrasées par les nouvelles données issues du report.

2.2.  Sous-zones de l’Expression représentative d’une Œuvre

Lorsqu’une Expression est l’Expression représentative de l’Œuvre, l’Œuvre et l’Expression partagent un certain nombre de données communes (attributs de l’Expression représentative). Pour ces données, un mécanisme de report de données existe dans Noemi.

Zones concernées :

• 040 - dates    et lieux associés à l'entité ;
• 041 - langue associée à l'entité ;
• 047 - attributs d'une Expression d'une Œuvre musicale ;
• 048 - distribution musicale ;
• 054 - caractéristique de couleur ;
• 055 - informations sur le son ;
• 056 - durée ;
• 072 - données mathématiques ;
• 073 - cadre de classement géographique ;
• 075 - projection et méridien d'origine ;
• 014 $e - Qualification de l'Expression représentative – Sous-zone permettant de faire les reports.

Dès qu’une des deux entités, Œuvre ou Expression représentative, est complétée par le catalogueur, celui-ci pourra actionner le report de données :

• soit de l’Œuvre vers l’Expression représentative ;
• soit de l’Expression représentative vers l’Œuvre.

Attention : la sous-zone 014 $e doit être entrée dans l’Expression. La sous-zone 014 $e porte l’information de l’Expression représentative, il est donc indispensable qu’elle soit présente dans l’Expression pour que le report fonctionne.

• j’ai catalogué mon Œuvre, j’ai saisi la 014 $e dans mon Expression et je clique sur Report de données.

• les zones et les sous-zones ont été générées et complétées avec les bonnes valeurs dans l’Expression.

3.     Aide à la saisie

Pour certaines zones très structurées et à la saisie complexe, l’outil propose un formulaire d’aide. Pour accéder à ce formulaire dans l’écran « Entité » ou « Arbre », positionner le curseur dans la zone et utiliser le raccourci F7. Le formulaire d’aide s’affiche alors dans le bandeau de droite de Noemi.

En fonction des informations déjà présentes dans l’Œuvre, l’aide à la saisie permet de proposer de proposer à l’utilisateur de générer automatiquement des sous-zones du point d’accès de l’Œuvre, à savoir :

• 150 $3 – créateurs de l’Œuvre : on propose tous les 700 $3 de l'Œuvre que l'utilisateur aura la possibilité de cocher/décocher pour les importer dans le PAA ;
• 150 $b – distribution musicale : contenu de la 048 (distribution musicale) ;
• 150 $d – date de l’Œuvre : on propose tous les 040 $d de l'Œuvre. L'utilisateur peut en sélectionner un et un seul ;
• 150 $k – numéro de catalogue : on propose le 025 $k ;
• 150 $p – numéro d’opus : on propose le 025 $p ;
• 150 $t – tonalité : on propose le 047 $a.

Il est également possible d’activer l’aide à la saisie sur les zones 201 et 203 de cote contrôlée libre accès ou magasin. Pour une présentation de ces fonctionnalités, se référer à la fiche Fonctionnalités relatives aux Items.