Choix et enregistrement du nom privilégié

1. Introduction
1.1 Résumé de la fiche
1.2 Définitions
2. Identification de la collectivité
3. Choix du nom privilégié
4. Enregistrement du nom privilégié
4.1 Changement de nom de la collectivité
4.2 Variantes orthographiques du même nom
4.3 Articles initiaux dans le nom
4.4 Titres honorifiques dans le nom
4.5 Emploi des majuscules dans le nom
4.6 Sigles et initiales dans le nom
4.7 Chiffres inclus dans le nom
4.8 Termes indiquant le type de personne morale
4.9 Abréviations dans le nom
4.10 Signes diacritiques, caractères spéciaux, traits d’union
5. Sources d’information

 

 

Cette fiche est conforme à RDA-FR. Voir les pages Collectivité du site RDA-FR.

1.     Introduction

1.1 Résumé de la fiche

L’objectif de cette fiche est de montrer comment déterminer le nom privilégié d’une collectivité parmi d’autres formes de noms sous lesquelles elle peut être connue, comment le choisir et l’enregistrer suivant les règles et principes de RDA FR. À la BnF, appliquer, dans certains cas, une alternative proposée par le code.

1.2 Définitions

Le nom privilégié d’une collectivité est le nom ou la forme de son nom choisie qui sert d’élément de base du point d’accès autorisé représentant cette collectivité dans un catalogue. Toutes les autres formes du nom sous lesquelles une collectivité est connue qui ne sont pas choisies sont considérées comme des noms privilégiés supplémentaires ou comme des variantes de noms.

Le nom privilégié supplémentaire est une forme du nom privilégié, dans une autre langue et/ou écriture, qui représente de façon égale la collectivité et sert d’élément de base du point d’accès autorisé supplémentaire. Pour le choix et l’enregistrement du nom privilégié supplémentaire et du point d’accès supplémentaire, voir la fiche Construction des points d'accès : langue et écriture du nom privilégié.

 

 

Une variante de nom désigne une forme différente du nom privilégié et/ou du nom privilégié supplémentaire d’une collectivité ; elle sert de base pour établir des variantes de points d’accès.

 

2. Identification de la collectivité

Il s’agit d’identifier la collectivité et de déterminer son nom privilégié à partir de sources d’information pertinentes : ressources et publications émanant des autorités publiques ou considérées de référence, les ressources associées à la collectivité, site internet et publications émanant d’elle, fichiers d’autorités nationaux, ouvrages sites et bases de données encyclopédiques et spécialisées (voir 5. Sources d’information).

3.     Choix du nom privilégié

Cas général : choisir de préférence le nom officiel de la collectivité : il est attesté par des publications officielles émanant des autorités publiques ou des publications considérées de référence. C’est un critère objectif lorsque plusieurs formes de noms coexistent (voir 5. Sources d’information).

La forme et la fréquence d’apparition du nom d’une collectivité dans les ressources associées ne sont plus les critères préférés pour choisir son nom privilégié, quand il est possible d’identifier son nom officiel.

Le nom qui n’est pas choisi comme nom privilégié doit être considéré comme variante du nom (voir le site RDA-FR).

 

 

Prendre particulièrement soin d’identifier ce nom officiel pour les collectivités dont le pays associé est la France.

S’il n’est pas possible d’identifier de façon certaine le nom officiel, alors choisir le nom usuel, nom d’usage courant, communément employé pour désigner la collectivité ou celui qui apparait le plus fréquemment dans les ressources.

En cas de différentes formes du nom de la collectivité trouvées dans la ou les ressources à traiter, prendre :

• la forme qui s’impose par sa place dans la ressource (page de titre, ou ce qui en tient lieu) ;
• considérer l’importance de la responsabilité intellectuelle de la collectivité sur cette ressource (par exemple la mention du nom d’une collectivité en tant qu’auteur d’une ressource primera sur la mention de la même collectivité comme sujet de la ressource) ;
• si aucune forme ne s’impose : forme du nom trouvée le plus couramment ;
• à défaut, la forme la plus distinctive (la forme la plus complète du nom).

Cas des collectivités territoriales : Choisir comme nom privilégié, le nom usuel en français (si une forme française attestée existe), édicté par les sources émanant des autorités publiques, comme la Commission nationale de toponymie, par exemple pour les États. Le nom officiel, s’il est différent, sera considéré comme une variante du nom.

 

 

Pour plus de précisions sur les collectivités territoriales et le choix de leur nom privilégié voir la fiche Collectivité territoriale.

4.     Enregistrement du nom privilégié

4.1 Changement de nom de la collectivité

Ne pas créer de nouvelle notice si une collectivité change de nom sans transformer son statut, son périmètre d’action ou son rattachement hiérarchique ou politique ou de fonction. Son nouveau nom devient son nom privilégié et son ancien nom est enregistré comme une variante de nom (voir le site RDA-FR).

 

 

Créer une nouvelle notice si une collectivité change de nom en transformant son statut ou son périmètre d’action ou son rattachement hiérarchique ou politique ou de fonction. Son nouveau nom est choisi comme nom privilégié d’une nouvelle collectivité.

 

Pour plus de précisions sur les critères de décision pour créer une nouvelle collectivité, voir la fiche Éléments d’identification d’une collectivité.

4.2 Variantes orthographiques du même nom

Suivre les règles actuelles d’orthographe de la langue du nom.

 

 

Si plusieurs formes sont utilisées à la même époque, prendre la plus courante ; enregistrer l’autre forme en variante de nom (voir le site RDA-FR).

 

4.3 Articles initiaux dans le nom

Quand une collectivité commence par un article défini ou indéfini, choisir comme nom privilégié le nom avec l’article initial, que le nom officiel soit identifié ou non (voir le site RDA-FR).

 

Des formes sans article initial peuvent être entrées en variante de nom sauf s’il s’agit d’un nom propre (Le Havre, l’Oréal…).

 

 

 

• Dans le catalogue, ne pas classer à l’article initial si celui-ci n’est pas indispensable à la compréhension du nom. Introduire une barre de classement. La recherche s’effectue sans l’article, au premier terme significatif.

 

 

• Dans le catalogue, classer à l’article initial s’il est indispensable à la compréhension du nom. Ne pas introduire de barre de classement. La recherche s’effectue avec l’article.

 

4.4 Titres honorifiques dans le nom

Si une collectivité contient dans son nom un titre, un ordre, une distinction honorifique (voir le site RDA-FR) :

• Choisir cette forme intégrale du nom comme nom privilégié si elle est identifiée ; comme le nom officiel de la collectivité ;

• Ne pas choisir cette forme intégrale du nom comme nom privilégié si elle n’est pas identifiée comme le nom officiel de la collectivité. Prendre le nom retenu dans les sources privilégiées comme les fichiers d’autorités nationaux.

 

4.5 Emploi des majuscules dans le nom

 

Suivre les règles nationales de typographie.  Pour la langue française, voir le Lexique des règles typographiques en usage à l’Imprimerie nationale / Imprimerie nationale.- [Paris] : Imprimerie nationale, 2002. – 196 p.

La langue allemande utilise des majuscules pour les noms communs ; la langue anglaise utilise des majuscules à chaque mot dans les noms d’organismes sauf pour les articles et prépositions non initiaux (voir le site RDA-FR).

 

 

 

 

4.6 Sigles et initiales dans le nom

Dans les sigles, les points et les espaces sont enlevés. Ne pas laisser d’espace entre des initiales (voir le site RDA-FR).

 

 

4.7Chiffres inclus dans le nom

Une collectivité peut comprendre dans son nom des chiffres arabes constituant des nombres ou des dates, des chiffres romains ou des chiffres écrits en toutes lettres.

• les chiffres font partie intégrante du nom : cette forme constitue le nom privilégié et l’enregistrer tel qu’il apparaît dans la source privilégiée en chiffres ou en lettres (voir le site RDA-FR) :

Ne pas chercher à transcrire en toutes lettres les chiffres arabes.

 

 

Toutefois, il est possible d’établir une variante de nom, développée en toutes lettres, utile à la recherche, si besoin.

 

 

Ne pas chercher à transcrire les chiffres romains en chiffre arabes.

 

 

Toutefois, il est possible d’établir des variantes de nom en chiffres arabes ou développées en toutes lettres, utiles à la recherche, si besoin.

 

 

• les chiffres font partie du nom  et sont simplement associés à la collectivité :

 Si cette forme apparaît dans les sources d’information, elle constitue le nom privilégié de la collectivité mais elle sera enregistrée en point d’accès autorisé de manière spécifique : les chiffres sont enregistrés comme un élément séparé du nom (élément additionnel). Voir le site RDA-FR.

C’est le cas pour les numéros d’ordre (nombre susceptible d’être interclassé dans une suite numérique) figurant dans les noms des régiments, des laboratoires du CNRS.

Par contre, pour les groupes occasionnels (congrès, festival, etc.), choisir le nom privilégié sans tenir compte des indications sur le numéro d’ordre apparaissant dans les sources d’information. Celui-ci est enregistré dans le point d’accès comme élément additionnel (voir le site RDA-FR).

 

 

 

 

Pour l’enregistrement d’un nombre ordinal associé au nom d’un groupe occasionnel (congrès, colloque, festival, etc.,) voir les instructions sur l’enregistrement du numéro d’un congrès (voir le site RDA-FR).

 

Le nombre associé à une collectivité est par ailleurs développé dans plusieurs fiches :

• Éléments d’identification d’une collectivité ;
• Construction des points d’accès : règles générales ;
• Groupe occasionnel.

4.8 Termes indiquant le type de personne morale

Le nom d’une collectivité peut contenir dans son nom un mot, une expression, abrégés ou entiers au début ou à la fin, indiquant que la collectivité est constituée en personne morale ou indiquant le type de personne morale.

 

 

·         Maintien du terme

En général, si le nom officiel de la collectivité est identifié avec ce terme, cette forme est choisie comme nom privilégié.

 

 

 

·         Omission du terme

En général, si le nom officiel de la collectivité n’est pas identifié avec ce terme, ou s’il y a un doute sur le nom officiel, même si ce terme apparaît dans les sources d’information, l’omettre dans le nom privilégié. Il est toutefois possible de l’enregistrer en variante de nom (voir le site RDA-FR).

 

 

 

Dans certains cas, même si on n’est pas certain du nom officiel, maintenir le terme car il est indispensable pour comprendre qu’il s’agit d’une collectivité

 

4.9 Abréviations dans le nom

Choisir comme nom privilégié la forme du nom avec ses abréviations développées si elle est connue de façon certaine. On n’enregistre pas le nom avec ses abréviations comme autre forme du nom. Voir le site RDA-FR.

 

 

4.10 Signes diacritiques, caractères spéciaux, traits d’union

• accents, caractères spéciaux, signes diacritiques :

Conserver les accents et autres signes diacritiques et caractères spéciaux quand ils apparaissent dans le nom dans la source d’information. Quand les accents, autres signes diacritiques et caractères spéciaux n’apparaissent pas dans le nom dans la source d’information, et que l’on est sûr qu’ils font partie du nom, ajouter les accents et autres signes diacritiques et caractères spéciaux dans le nom même s’ils n’apparaissent pas dans la source.

 

 

• esperluette :

Conserver l’esperluette, signe typographique symbolisé & représentant la conjonction « et, and, und » quand elle apparaît dans le nom dans la source d’information.  Elle est essentiellement employée dans les noms d'entreprises entre deux noms de famille, prénoms ou initiales, ou dans des expressions.

 

 

Il peut être utile, pour la recherche, d’entrer la forme du nom avec la conjonction dans la langue du nom (et, and ou und, etc.) en variante de nom.

 

• Traits d'unions :

Conserver les traits d’union apparaissant dans un nom comme ils se présentent dans la source d’information (voir le site RDA-FR).

 

 

Les ajouter quand ils n’apparaissent pas dans la source et que l’on est sûr qu’ils font partie du nom.

 

5.     Sources d’information

Les sources citées dans cette typologie sont données à titre d’exemples.

Ressources et publications émanant des autorités publiques ou considérées de référence (voir le site RDA-FR) :

• Journal officiel des associations et fondations d’entreprises ; https://www.journal-officiel.gouv.fr/pages/associations,  pour le nom officiel d’une association française ;
• Service public.fr : site officiel de l’administration française, https://lannuaire.service-public.fr , pour le nom officiel d’institutions françaises ;
• Répertoire Sirene de l’Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE), https://www.sirene.fr , pour le nom officiel d’un organisme ou entreprise ; 
• Conseil des maisons de vente, https://conseilmaisonsdevente.fr pour le nom officiel de maisons de vente ;
• Union européenne, https://european-union.europa.eu, pour le nom officiel d’institutions européennes ;
• Boletín Oficial del registro mercantil, https://www.boe.es/borme  pour le nom officiel d’entreprises espagnoles ;
• Usa.gov : official website of the United States government, https://www.usa.gov ,  pour les Structures administratives officielles des Etats-Unis ;
• Companies house, https://www.gov.uk/government/organisations/companies-house, pour le nom officiel d’entreprises anglaises. 

Site internet de la collectivité.

Les fichiers d’autorité des bibliothèques nationales, royales, universitaires, agrégateurs de fichiers d’autorités pour les collectivités étrangères :

• Bibliothèque nationale, autorités, Allemagne (Deutsche national Bibliothek), https://portal.dnb.de ;
• LC authorities (Library of Congress authorities), https://authorities.loc.gov 
• Istituto centrale per il catalogo unico, autorités, Italie (Istituto Centrale per il Catalogo Unico delle Biblioteche Italiane e per le Informazioni Bibliografiche), https://opac.sbn.it ;
• Agrégateurs comme VIAF (Virtual International Authority File), https://viaf.org, qui combine plusieurs fichiers d'autorités nationaux de noms en un seul service d'autorités qui permet de trouver facilement et rapidement la forme qui existe dans le fichier d’autorité national correspondant.

Si les bibliothèques n’ont pas de fichier d’autorité, prendre les points d'accès dans les notices bibliographiques de leurs catalogues :

• Bibliothèque nationale, catalogue, Hongrie (Országos Széchényi Könyvtár), https://nektar2.oszk.hu ;
• Bibliothèque royale, catalogue, Belgique (Koninklijke Bibliotheek), https://opac.kbr.be. 

Les ouvrages, sites et bases de données de référence (parmi lesquels les encyclopédies nationales, les encyclopédies en ligne, les répertoires ou annuaires, bases de données spécialisées, etc.) sont des sources complémentaires (voir le site RDA-FR) :

• Union of International Associations : yearbook of international organizations (sur abonnement, accessible par les ressources électroniques de la BnF), https://ybio-brillonline-com.bnf.idm.oclc.org/ybio ;
• World of learning puis Europa world of learning (en ligne), https://worldoflearning-dev.taylorfrancis.com ;
• Oxford music online (sur abonnement, accessible par les ressources électroniques de la BnF), https://www-oxfordmusiconline-com.bnf.idm.oclc.org ; 
• Dictionnaire des éditeurs de musique français / Anik Devriès, François Lesure ;
• Discogs, https://www.discogs.com (base de données musicale recensant des interprètes contemporains) ;
• Sources d’information sur les collectivités (document interne à la BnF).

Ressources ou publications émanant de commissions et organismes de normalisation qui tiennent à jour des listes de pays et de leurs divisions administratives. Elles permettent d’identifier et d’établir le nom usuel des collectivités territoriales (voir le site RDA-FR et la fiche Collectivité territoriale) :

• Commission nationale de toponymie. Toponymes de France, toponymes du monde, disponible sur le site du Conseil national de l’information géolocalisée, https://cnig.gouv.fr/ressources-toponymie-a10578.html ;
• Organisation internationale de normalisation (ISO) – ISO 3166, code pour la représentation des noms de pays et de leurs subdivisions, partie 1 et 2, https://www.iso.org/obp.